Az e-mail kommunikációra készült, nem feladatok követésére. Arra jó, hogy egy kérés vagy információ eljusson valakihez. Arra viszont nem, hogy megmutassa, ki felel egy feladatért, hol tart a munka, és mi maradt el. Egy két-három fős csapatnak kevés párhuzamos feladattal az e-mail is elég lehet. Amint a feladatok rendszeresen elvesznek a levelek között, vagy a vezető csak rákérdezéssel tudja meg a munka állását, érdemes feladatkezelőre váltani.
Miért kerülnek a feladatok az e-mailbe?
Mert ott születnek. Egy kérés e-mailben érkezik, a válasz is ott megy, és természetesnek tűnik, hogy a munka is ott folytatódjon. A postafiók amúgy is nyitva van, nem kell új eszközt megtanulni. Kis léptékben ez működik. A gond akkor kezdődik, amikor a feladatok száma és a résztvevők köre nő.
Hol akad el az e-mailes feladatkezelés
Nem egyértelmű a felelős
Ha egy levél öt embernek megy, köztük hárman másolatban, nem derül ki belőle, ki csinálja meg a feladatot. Gyakori következmény, hogy mindenki azt hiszi, más foglalkozik vele.
Nincs állapot
Egy megválaszolt levél nem jelenti azt, hogy a feladat kész. Az e-mailnek nincs olyan mezője, amely megmutatná, hogy a munka el sem kezdődött, folyamatban van vagy lezárult. Az olvasott és olvasatlan jelölés erre nem alkalmas.
Nincs áttekintés
A csapat feladatai szét vannak szórva a tagok postafiókjaiban. Senki nem látja egyben, mi fut éppen, ki mennyire terhelt, és mi késik. A vezető csak úgy tudja meg, ha egyenként rákérdez.
A régi szálak elvesznek
Egy feladat, amelyről három hete volt szó egy hosszú levélváltás közepén, gyakorlatilag eltűnik. A keresés segít, ha tudod, mit keresel, de nem figyelmeztet arra, amiről megfeledkeztél.
A függőségek láthatatlanok
Ha egy feladat csak egy másik után kezdődhet el, ezt az e-mail sehol nem rögzíti. A várakozás csak akkor derül ki, amikor valaki rákérdez, miért nem halad a munka.
Mire jó mégis az e-mail
Az e-mail nem rossz eszköz, csak más a dolga. Több területen ma is jobb választás, mint egy feladatkezelő.
- Külső kommunikáció. Ügyfelekkel, beszállítókkal és hatóságokkal szinte mindig e-mailben folyik a levelezés.
- Formális dokumentáció. Egy ajánlat, egy megrendelés vagy egy hivatalos nyilatkozat helye gyakran az e-mail.
- Hosszabb érvelés. Ha egy döntést részletesen meg kell indokolni, egy jól megírt levél alkalmasabb, mint egy rövid feladatleírás.
- Egyszeri kérések. Egy gyors kérdéshez, amelyre egy válasz elég, felesleges feladatot nyitni.
A két eszköz összevetése
| Szempont | Feladatkezelő | |
|---|---|---|
| Felelős | nem egyértelmű | minden feladaton rögzítve |
| Állapot | nincs | státusz mutatja |
| Csapatszintű áttekintés | nincs | van |
| Határidő követése | kézzel, emlékezetből | mezőként, emlékeztetővel |
| Külső partnerek | természetes csatorna | ritkán használható |
| Formális dokumentáció | jól működik | kevésbé alkalmas |
| Bevezetés | nincs teendő | be kell vezetni és fenn kell tartani |
A táblázatból látszik, hogy nincs győztes minden szempontból. A feladatkezelő a csapaton belüli munka követésében erős, az e-mail a külső és formális kommunikációban. A bevezetés költsége is valós, egy új eszközt meg kell tanulni, és csak akkor ér valamit, ha mindenki használja.
Mikor elég az e-mail, és mikor válts?
Az e-mail elég lehet, ha a csapat két-három fős, kevés feladat fut párhuzamosan, és mindenki fejben tudja tartani, ki min dolgozik. Ilyenkor egy feladatkezelő több adminisztrációt hozhat, mint amennyit megspórol.
A váltás jelei viszont elég egyértelműek. Ha gyakran elhangzik, hogy „megkaptad a levelem?”, ha rendszeresen kiderül, hogy egy feladat hetek óta senkinél nincs, ha a vezető csak meetingen tudja meg a munka állását, vagy ha egyszerre több projekt fut, az e-mail már nem bírja el a terhet. Ugyanezt a döntést más eszközökkel is végiggondoltuk a teendőlista és a feladatkezelő, valamint az Excel és a feladatkezelő szoftver összevetésében.
Hogyan működik a kettő együtt
A legtöbb csapatnak nem az a kérdés, hogy e-mail vagy feladatkezelő, hanem hogy melyik mire való. Egy egyszerű szabály sokat segít. Ami e-mailben érkezik és munkát igényel, az feladatként él tovább, felelőssel és határidővel. Az e-mail marad a külső kommunikáció és a formális dokumentumok csatornája, a feladat pedig utalhat a vonatkozó levélre.
A MyPro Syncben ilyenkor a feladatnak lehet egy fő felelőse és további felelősei, és mindannyian értesítést kapnak róla. A valós idejű push értesítések weben és mobilon, valamint a reggeli napi emlékeztető átveszik azt a szerepet, amelyet az e-mailes emlékeztetők töltenének be, így a feladatok nem szorulnak vissza a postafiókba.
Kezdésnek érdemes egy hétig figyelni, hány olyan levél érkezik, amelyből valójában feladat lesz. Ha ezek száma már nem fér el kényelmesen egy ember fejében, eljött az ideje, hogy külön helyük legyen.