A chat arra jó, hogy a csapat gyorsan egyeztessen, kérdezzen és reagáljon. A feladatkezelő arra, hogy követhető legyen, ki mit vállalt, mikorra, és hol tart. A kettő nem ugyanazt a problémát oldja meg, ezért nem is egymás helyettesítői. Ha a feladatok a chatben élnek, egy idő után elsodródnak az üzenetfolyamban. A jól működő csapatok ezért egy egyszerű szabályt követnek. Ha valaminek felelőse és határideje van, az feladat lesz, nem üzenet.
Mire jó a chat a csapatmunkában
A chat a valós idejű kommunikáció eszköze. Gyors, kötetlen, és alacsony a belépési küszöbe. Egy kérdésre percek alatt jön válasz, egy félreértés gyorsan tisztázható, és az ötletelés is jól megy benne.
A chat erősségei tehát ott vannak, ahol a gyorsaság számít.
- rövid kérdések és válaszok,
- gyors egyeztetés egy éppen futó ügyben,
- közös gondolkodás egy problémán,
- tájékoztatás, amire nem kell külön reagálni.
Ezekben a helyzetekben a chat jobb egy feladatkezelőnél. Egy gyors kérdésből felesleges feladatot csinálni.
Hol vész el a munka a chatben
A gond akkor kezdődik, amikor a chat a vállalások helyévé válik. Valaki megírja, hogy „ezt holnapra megnézem”, egy másik szálban jóváhagynak egy döntést, egy harmadikban kiosztanak egy feladatot. Néhány nap múlva ezek az üzenetek több száz másik alatt vannak.
Három jellemző probléma jön elő.
Nincs egyértelmű felelős. Egy csoportos üzenetre többen is reagálnak, vagy senki. Később nem lehet tudni, ki vállalta el.
Nincs állapot. A chatből nem derül ki, hogy egy feladat elkészült, folyamatban van vagy elakadt. Ezt csak úgy lehet megtudni, ha valaki újra rákérdez.
A döntések elvesznek. Egy fontos döntés egy hosszú beszélgetés közepén születik meg. Aki nem volt ott, nem találja meg, aki ott volt, egy hónap múlva már nem emlékszik pontosan.
Ennek a következménye a folyamatos rákérdezés. A vezető üzeneteket ír, hogy hol tart valami, a csapattagok válaszolnak, és a munka helyett egyre több idő megy el a kommunikációra.
Mire jó a feladatkezelő
A feladatkezelő a vállalások nyilvántartása. Minden feladatnak van felelőse, státusza, határideje, és egy helyen látszik a csapat összes munkája. Ami ide bekerül, az nem sodródik el, és nem kell rákérdezni, mert az állapota látható.
A feladatkezelő négy dologban erős.
- Egyértelmű, hogy ki a felelős.
- Látszik, mi hol tart, rákérdezés nélkül.
- Követhető, mi vár mire.
- Visszakereshető, ki mikor mit változtatott.
Cserébe lassabb és formálisabb a chatnél. Egy gyors kérdéshez nem érdemes megnyitni.
Mikor elég a chat
Vannak csapatok, ahol a chat valóban elég. Ha két-három ember dolgozik együtt, kevés a párhuzamos feladat, mindenki naponta beszél egymással, és ritkán van olyan munka, ami valaki másra vár, akkor egy feladatkezelő többletmunkát jelenthet.
A határ általában ott van, amikor a következők közül több is igaz.
- Rendszeresen előfordul, hogy nem tudni, ki vállalt el valamit.
- A vezető idejének jelentős része azzal megy el, hogy állapotokat kérdez.
- Egyszerre több projekt fut, és a feladatok egymásra épülnek.
- Új kolléga érkezik, és nem tudja, hol keresse az információt.
Ugyanezt a kérdést az e-mail oldaláról is megvizsgáltuk az e-mail és a feladatkezelő összehasonlításában.
Hogyan működik jól a kettő együtt
A cél nem a chat megszüntetése, hanem a szerepek tisztázása. Néhány egyszerű szabály sokat segít.
- A chat beszélgetésre, a feladatkezelő vállalásra való. Ha egy beszélgetésből teendő születik, az bekerül a feladatkezelőbe, felelőssel és határidővel.
- A döntés a feladathoz kerül. Ha a chatben született egy döntés, ami egy feladatot érint, a feladat leírásában is szerepeljen.
- Az állapotot ne a chatben kérdezd. Ha valamire kíváncsi vagy, először a feladatkezelőben nézd meg. Ha ott nem naprakész, az a probléma, nem a kérdés hiánya.
Ezeket a szabályokat nem az eszköz tartatja be, hanem a csapat megállapodása. Az első hetekben érdemes tudatosan figyelni rájuk.
Hol jelenik meg ebben a MyPro Sync
A MyPro Sync nem chatalkalmazás, és nem is akarja azt helyettesíteni. A feladatkezelő oldalt fedi le. Minden feladatnak lehet fő felelőse és további felelősei, akik mind értesítést kapnak. Az értesítések valós idejű push üzenetként érkeznek webre és mobilra, reggelente pedig napi emlékeztető jön. A státuszlog rögzíti, ki mikor milyen státuszra váltott, így az állapot nem a chatben él.
Melyiket válaszd
Ha a csapatod kicsi, és a feladatok ritkán épülnek egymásra, kezdd a chat jobb használatával, és figyeld, mikor kezd elveszni benne a munka. Ha már most gyakran nem tudni, ki mit vállalt, ne a chatet akard rendbe tenni. A vállalásoknak külön hely kell, a chat pedig maradjon az, amire a legjobb, a gyors egyeztetés.