A feladatlista és a Kanban tábla ugyanazt a munkát mutatja, csak más kérdésre válaszol. A lista arra jó, hogy sok feladatot rendezz, szűrj és gyorsan átnézz, például határidő vagy prioritás szerint. A Kanban tábla arra, hogy lásd, hogyan halad a munka az egyes állapotokon keresztül, és hol torlódik. Ha egy eszközben mindkettő elérhető ugyanazon az adaton, nem kell választanod. Akkor nézed a listát, amikor tervezel, és akkor a táblát, amikor a haladást követed.
Mi az a feladatlista
A feladatlista a feladatok soronkénti felsorolása. Minden sor egy feladat, és mellette a legfontosabb adatai, például a felelős, a határidő, a prioritás vagy a státusz. A lista rendezhető és szűrhető, ezért nagy mennyiségű feladatnál is áttekinthető marad.
A lista erőssége a sűrűség. Egy képernyőn sok feladat elfér, és gyorsan összehasonlíthatók. Ha azt akarod tudni, mi jár le ezen a héten, vagy mi a három legfontosabb feladat, a lista adja a leggyorsabb választ.
Mi az a Kanban tábla
A Kanban tábla oszlopokra osztott felület, ahol minden oszlop egy állapotot jelöl, például teendő, folyamatban, ellenőrzésre vár és kész. A feladatok kártyaként jelennek meg, és ahogy haladnak, átkerülnek a következő oszlopba.
A Kanban módszer a gyártásból ered, és a lényege a munka áramlásának láthatóvá tétele. Egy pillantásra kiderül, mennyi munka van folyamatban, és melyik állapotban gyűlnek a feladatok. Ha az ellenőrzésre vár oszlop megtelik, azonnal látszik, hogy ott szűk keresztmetszet van.
A tábla akkor működik jól, ha az oszlopok a csapat valódi munkafolyamatát tükrözik. A jó státuszrendszer kialakításáról a státuszokról szóló cikkünk szól.
Miben erős a lista, és miben a tábla
A két nézet nem egymás versenytársa. Más helyzetekben hasznosak.
| Kérdés | Feladatlista | Kanban tábla |
|---|---|---|
| Mi jár le a héten? | Jó, határidő szerint rendezhető | Nehézkes, a kártyák szétszórva vannak |
| Mi a legfontosabb? | Jó, prioritás szerint rendezhető | Csak oszlopon belül látszik |
| Hol akad el a munka? | Szűréssel kideríthető | Jó, a torlódás azonnal látszik |
| Mennyi munka van folyamatban? | Megszámolható | Jó, egy pillantásra látszik |
| Sok feladat egyszerre | Jó, sűrű és áttekinthető | Zsúfolttá válik |
| Napi megbeszélés | Működik, de száraz | Jó, a csapat együtt nézheti |
A lista tehát a tervezés és a rendezés eszköze. A tábla a követésé és a közös áttekintésé.
Mikor elég az egyik
Ha a csapatod kevés feladattal dolgozik, és azok ritkán mennek át több állapoton, egy jó lista elég lehet. Ilyenkor a Kanban tábla csak egy újabb felület, amit karban kell tartani.
Ha a munka több lépésből áll, és fontos látni, melyik lépésnél torlódik, a tábla sokat ad. Ez jellemző például tartalomkészítésre, ügyféligények feldolgozására vagy fejlesztésre, ahol egy feladat átadásokon megy keresztül.
Ha a munka főleg határidők és sorrend körül forog, egyik sem elég önmagában. Ilyenkor az idővonalas nézet segít. Erről a Gantt-diagramról szóló cikkünk ír.
Mi a gond, ha két külön eszközben vezeted
Sok csapat ott csúszik el, hogy a lista az egyik helyen él, például egy táblázatban, a tábla pedig egy másik eszközben. Ilyenkor ugyanazt a feladatot két helyen kell frissíteni, és előbb-utóbb a kettő eltér. Senki nem tudja, melyik a valós állapot.
Ezért a jó megoldás nem az, hogy választasz a lista és a tábla között. Az számít, hogy a két nézet ugyanarra az adatra épüljön. Ha egy feladat státusza megváltozik, az a listában és a táblán egyszerre látszódjon.
Hogyan működik ez a MyPro Syncben
A MyPro Syncben ugyanaz a feladathalmaz négy nézetben érhető el, lista, Kanban tábla, Gantt idővonal és függőségi gráf formájában. Ha egy kártyát a táblán átteszel egy másik oszlopba, a listában is frissül a státusza. A státuszok projektenként egyedileg állíthatók, így a tábla oszlopai az adott csapat valós munkafolyamatát követhetik.
Melyiket válaszd
Ne a nézetet válaszd ki először, hanem a kérdést. Ha azt kell eldöntened, mi következik, nyisd meg a listát. Ha azt kell látnod, hol akad el a munka, nyisd meg a táblát. Ha egy eszköz csak az egyiket tudja, figyeld meg, melyik kérdést teszed fel gyakrabban, és az alapján dönts.