A legtöbb csapatnak három státusz elég az induláshoz: Teendő, Folyamatban és Kész. Minden további státusznak akkor van helye, ha a feladat ott valóban gazdát cserél vagy várakozni kényszerül. Ha egy új státusz semmit nem változtat azon, hogy ki mit csinál a feladattal, akkor csak egy újabb oszlop, amelyet karban kell tartani.
Mire való egy feladatstátusz
A státusz egy szóban mondja meg, hol tart a munka. Ennek két haszna van. Az első, hogy a csapat ugyanazt érti egy feladat állapotán. Ha valaki „majdnem kész” munkáról beszél, az mindenkinek mást jelent. Ha a feladat „Ellenőrzésre vár” státuszban áll, az egyértelmű.
A második haszon, hogy nem kell rákérdezni. Ha a státuszok naprakészek, a csapatvezető és a kollégák a listából látják, mi halad és mi áll. A folyamatos „hol tartasz vele?” kérdések, az úgynevezett status chasing, nagyrészt abból fakadnak, hogy a státusz nem mond semmi megbízhatót.
Az alapkészlet három státuszból áll
Kezdésnek ez a három lefedi a munka teljes életútját.
- Teendő. A feladat rögzítve van, de még senki nem kezdett bele.
- Folyamatban. Valaki aktívan dolgozik rajta.
- Kész. A feladat elkészült, nincs vele több teendő.
Ez kevésnek tűnhet, de egy öt-tíz fős csapat napi munkájához sokszor pont elég. A három státusz előnye, hogy nem kell gondolkodni rajta. Aki hozzányúl egy feladathoz, azonnal tudja, hova tegye.
A „Kész” jelentését érdemes egyszer közösen kimondani. Kész az, amit már leadtak, vagy elég, ha a felelős befejezte? Ha ebben nincs egyetértés, a Kész oszlop lassan félkész munkákkal telik meg.
Mikor érdemes új státuszt felvenni
Egy új státusz akkor indokolt, ha a feladat olyan állapotba kerül, amelyre a három alapstátusz egyike sem igaz. A gyakorlatban ez két helyzetben fordul elő.
Átadás
Ha egy munkát el kell fogadtatni valakivel, mielőtt lezárható lenne, az elkészült és a lezárt állapot között van egy szakasz. Ilyen a kollégai ellenőrzés, a vezetői jóváhagyás vagy az ügyfél visszajelzése. Erre jó az „Ellenőrzésre vár” státusz. Fontos jelzés, mert ilyenkor a következő lépés már nem a készítőé, hanem azé, akinek ellenőriznie kell.
Várakozás külső tényezőre
Ha egy feladat azért áll, mert válaszra, anyagra vagy döntésre vár valakitől a csapaton kívül, a „Folyamatban” félrevezető. Egy „Várakozik” státusz megmutatja, hogy a munka nem a felelős hibájából nem halad.
Egy egyszerű próba segít eldönteni, kell-e az új státusz. Ha egy feladat ebbe a státuszba kerül, változik-e, hogy ki a következő lépés gazdája, vagy hogy mire vár a feladat? Ha igen, a státusz információt hordoz. Ha nem, felesleges.
Kell-e külön „Blokkolt” státusz?
Sok csapat felvesz egy „Blokkolt” státuszt. Ez működik, de van egy hátránya. Ha egy feladat azért áll, mert egy másik feladatnak előbb el kell készülnie, a blokkoltság nem a feladat saját állapota, hanem két feladat kapcsolatából fakad. Ha ezt kézzel kell átállítani, könnyen elmarad, és az akadály feloldása után is ott ragadhat.
Ezért jobb, ha a blokkoltság a függőségből adódik. A MyPro Syncben például egy feladat megjelölhető úgy, hogy blokkol egy másikat, és a blokkolt feladat automatikusan „blokkolt” jelölést kap, amíg az akadály el nem hárul. Így a státuszrendszer a munka menetét írja le, a blokkoltság pedig külön jelzésként látszik. A különbségről részletesebben a blokkolt feladatokról szóló cikkünkben írtunk.
A túl sok státusz jelei
A státuszrendszer ritkán azért romlik el, mert kevés benne a státusz. Sokkal gyakoribb, hogy idővel túl sok lesz. Ennek tipikus jelei:
- egy feladat egy nap alatt több státuszon is átmegy, csak hogy megfeleljen a szabálynak,
- vannak státuszok, amelyekben soha nem áll feladat,
- a kollégák nem tudják megmondani, mi a különbség két szomszédos státusz között,
- a feladatok rossz oszlopban vannak, mert senki nem frissíti őket.
Ha ezek közül több is igaz, érdemes összevonni a státuszokat. Egy szűkebb, de pontosan vezetett státuszrendszer többet mond, mint egy részletes, de elavult.
Minden csapatnak ugyanaz a státuszlista kell?
Nem feltétlenül. Egy marketingcsapatnak, ahol minden anyag jóváhagyáson megy át, más szakaszok kellenek, mint egy karbantartási csapatnak, ahol a feladatok többsége egy lépésben lezárul. Ha egy szervezet minden csapatra ugyanazt a listát erőlteti, valamelyik csapatnak mindig lesznek felesleges vagy hiányzó lépései.
A MyPro Syncben a státuszok projektenként egyedileg állíthatók, és minden státuszváltás naplózva van. Így utólag is visszakövethető, ki mikor mozdította tovább a feladatot, és melyik szakaszban töltött a munka a legtöbb időt.
Hol érdemes kezdeni
Indulj a három alapstátusszal, és használd őket két-három hétig. Figyeld meg, hol akadnak el a feladatok, és hol kérdeznek rá a kollégák a valódi állapotra. Ahol ez rendszeresen előfordul, ott valószínűleg hiányzik egy státusz. Ahol egy státuszban sosem áll semmi, azt nyugodtan törölheted. A jó státuszrendszer nem a tervezőasztalon születik, hanem a csapat napi munkájából.