A feladatfüggőségek kezelése azt jelenti, hogy a csapat tudja, melyik feladat min múlik, ez a tudás rögzítve van, és a projekt közben is naprakész marad. Ezt a munkát angolul dependency managementnek hívják. Négy lépésből áll. Már a tervezésnél azonosítjátok a függőségeket, kifejezetten rögzítitek őket, minden átadásnak gazdát adtok, és rendszeresen frissítitek a kapcsolatokat, amikor a terv változik. A legtöbb probléma nem abból fakad, hogy valaki nem tudott egy függőségről, hanem abból, hogy a tudás egy ember fejében maradt.
Mit jelent a függőségkezelés a gyakorlatban
Egy függőség akkor áll fenn, ha az egyik feladat nem kezdődhet el vagy nem fejeződhet be, amíg egy másik nem készült el. Az alapokat a feladatfüggőségről szóló cikkünk mutatja be.
A kezelés több annál, mint hogy egyszer felrajzoljuk ezeket a kapcsolatokat. A projekt elején készült térkép néhány hét alatt elavul. Új feladatok jönnek, mások kiesnek, megváltozik a sorrend. A függőségkezelés arról szól, hogy a térkép együtt mozogjon a valósággal.
A függőségkezelés négy lépése
1. Azonosítsd a függőségeket már a tervezésnél
A függőségeket akkor a legkönnyebb észrevenni, amikor a csapat együtt végiggondolja a projekt feladatait. Minden feladatnál két kérdést érdemes feltenni.
- Mire van szükség ahhoz, hogy ezt el lehessen kezdeni?
- Ki vagy mi vár arra, hogy ez elkészüljön?
A második kérdés legalább annyira fontos, mint az első. Gyakran az derül ki belőle, hogy egy látszólag apró feladat több másikat is visszatart.
Nem minden kapcsolatból kell rögzített függőség. Arról, hogy mikor van értelme függőséget létrehozni és mikor felesleges, a függőségek létrehozásáról szóló írásunk szól.
2. Rögzítsd a függőséget kifejezetten
A rejtett függőség a legveszélyesebb. Az, hogy valaki tudja, hogy a feladata egy kollégája munkájára vár, még nem elég. Ha ez nem látszik sehol, senki más nem tudja figyelembe venni a tervezésnél.
Rögzítésnél három információ számít.
- Melyik feladat blokkolja a másikat.
- Pontosan mi kell az átadáshoz. A teljes feladat, vagy csak egy részeredménye.
- Mikorra várható az előfeltétel.
A második pont sokszor időt nyer. Ha kiderül, hogy a következő lépéshez elég egy jóváhagyott vázlat, nem kell megvárni a teljesen kész anyagot.
3. Adj gazdát minden átadásnak
Egy függőségnek két oldala van, és mindkettőnek legyen felelőse. Az előfeltétel felelőse tudja, hogy valaki vár rá, és jelzi, ha csúszik. A várakozó feladat felelőse pedig nem passzívan vár, hanem rákérdez, ha közeledik az idő és nincs hír.
Ez egyszerűen hangzik, mégis itt romlik el a legtöbb. Az előfeltétel felelőse gyakran nem is tudja, hogy a munkája másokat tart vissza. Számára ez egy feladat a sok közül, nem kiemelt prioritás. Ha látja, hogy két másik feladat áll miatta, másképp dönt a sorrendről.
4. Frissítsd a függőségeket, amikor a terv változik
A függőségek változnak. Egy feladatot kettébontanak, egy másik kiesik, egy döntés miatt új előfeltétel jelenik meg. Ha a rögzített kapcsolatok nem követik ezt, a térkép félrevezetővé válik. Rosszabb, mint ha nem lenne, mert hamis biztonságérzetet ad.
Érdemes a függőségeket a heti tervezés részeként átnézni. Három kérdés elég.
- Van olyan függőség, ami már nem érvényes?
- Megjelent új kapcsolat, amit még nem rögzítettünk?
- Melyik előfeltétel van veszélyben, és kiket érint?
Különösen figyelj azokra a feladatokra, amelyek több másikat is blokkolnak. Ezek csúszása a legtöbb kárt okozza, ezért ezeknek kell elsőként helyet kapniuk a felelősük napjában.
Mi történik, ha egy feladat elakad
Ha egy függőség miatt egy feladat nem haladhat, ne a várakozó felet sürgesd. Először az előfeltételt nézd meg, és azt, mi kellene a feloldásához. A késő és a blokkolt feladat különbségéről szóló cikkünk segít abban, hogy gyorsan eldöntsd, melyik helyzettel állsz szemben.
Hogyan segít a függőségek kezelésében egy feladatkezelő
A MyPro Syncben egy feladat megjelölhető úgy, hogy blokkol egy másikat, és a blokkolt feladat automatikusan blokkolt jelölést kap, amíg az akadály fel nem oldódik. A függőségi gráf nézetben az egész projekt kapcsolatrendszere egyben látszik, így könnyű kiszúrni, melyik feladat tart vissza sok másikat. Mivel a függőség a feladathoz kötődik, nem egy külön dokumentumhoz, a terv változásakor nem kell két helyen frissíteni.
A gyakorlati következtetés
Ha most kezditek a függőségek tudatos kezelését, ne a teljes projektet térképezzétek fel egyszerre. Válasszátok ki azt az öt-tíz feladatot, amelyre a legtöbb más vár, rögzítsétek a kapcsolataikat, és nézzétek át őket minden héten. Ez adja a függőségkezelés nagy részének hasznát, a legkevesebb ráfordítással.