A feladatfüggőségeknek két bevett csoportosítása van. Az első azt írja le, hogyan kapcsolódik időben két feladat. Ebből négy típus létezik, és a mindennapi munkában messze a befejezéstől kezdésig tartó függőség a leggyakoribb. A második azt mutatja meg, miért létezik a függőség, vagyis szakmai kényszer, csapatdöntés vagy külső tényező okozza. Mindkettőt érdemes ismerni, mert más-más dolgot árulnak el a projekt kockázatairól.
Előd és utód feladat
Egy függőségben mindig két szereplő van. Az előd az a feladat, amelytől a másik függ. Az utód az, amelyik az elődre vár. Ha a nyomdai tördelést csak a szöveg elkészülte után lehet elkezdeni, a szövegírás az előd, a tördelés az utód.
Ugyanezt a viszonyt a lánc iránya szerint is szokás megnevezni. Az utód szemszögéből az előd upstream függőség, vagyis a láncban korábban áll. Az előd szemszögéből az utód downstream függőség. Ez a szóhasználat akkor hasznos, amikor egy csúszás hatását kell felmérni, mert a késés mindig lefelé, a downstream feladatok felé gyűrűzik tovább.
A négy időbeli típus
A projektmenedzsment négy kapcsolattípust különböztet meg aszerint, hogy az előd melyik pontja köti az utód melyik pontját.
Befejezéstől kezdésig (finish-to-start)
Az utód csak akkor kezdődhet el, ha az előd befejeződött. Ez a leggyakoribb és legkönnyebben érthető típus. A falat csak a vakolás után lehet festeni. A szerződést csak a jogi jóváhagyás után lehet aláírni. Ha egy csapatvezető függőségről beszél, szinte mindig erre gondol.
Kezdéstől kezdésig (start-to-start)
Az utód akkor kezdődhet el, ha az előd már elindult. A végét nem kell megvárni, de előbb nem lehet belekezdeni. Például a fordítás elindulhat, amint a szövegírás megkezdődött és az első fejezetek elkészültek. A két feladat párhuzamosan fut, kis eltolással.
Befejezéstől befejezésig (finish-to-finish)
Az utód nem fejeződhet be, amíg az előd be nem fejeződött. Például a tesztelés nem zárulhat le, amíg a fejlesztés tart, hiszen az utolsó módosítást is ellenőrizni kell. A két feladat haladhat együtt, de a végük össze van kötve.
Kezdéstől befejezésig (start-to-finish)
Az utód nem fejeződhet be, amíg az előd el nem kezdődött. Ritka típus. Klasszikus példája a műszakváltás, ahol az éjszakai ügyelet csak akkor érhet véget, ha a nappali már megkezdődött. A legtöbb csapat napi munkájában szinte sosem kerül elő.
Bármelyik típushoz tartozhat időeltolás is. Ha a betonnak két napig kötnie kell, mielőtt építeni lehet rá, az egy befejezéstől kezdésig függőség két nap várakozással. Ezt a szakirodalom késleltetésnek (lag) nevezi.
Mi okozza a függőséget?
Ugyanaz a befejezéstől kezdésig kapcsolat egészen mást jelent, ha szakmai kényszer áll mögötte, mint ha csak megszokás. Ezért érdemes az okot is megnevezni.
- Kötelező függőség. A munka természetéből fakad, nem lehet megkerülni. Tetőt nem lehet rakni fal nélkül.
- Választott függőség. A csapat döntése, mert így hatékonyabb vagy biztonságosabb. Például a grafikai munka csak a teljes szöveg jóváhagyása után indul, pedig elvileg korábban is el lehetne kezdeni.
- Külső függőség. A csapaton kívüli szereplőn múlik, például egy beszállítón, egy hatóságon vagy az ügyfél döntésén.
Ez a felosztás akkor ad igazán értéket, amikor csúszik a projekt. A kötelező függőségekhez nem lehet hozzányúlni. A választott függőségek viszont újragondolhatók, és ha egy feladat sürgős, megvizsgálható, hogy tényleg meg kell-e várni az elődöt. A külső függőségeket külön érdemes figyelni, mert ezekre van a csapatnak a legkevesebb ráhatása.
Szekvenciális és párhuzamos feladatok
Ha két feladat között nincs függőség, párhuzamosan végezhetők. Ha van, szekvenciálisak, vagyis egymás után kell őket elvégezni. Ez egyszerűen hangzik, mégis ezen múlik a projekt hossza. Minden fölöslegesen rögzített függőség egymás után sorol két olyan feladatot, amely mehetne egyszerre is, és ezzel kitolja a befejezést. Minden elfelejtett függőség pedig rejtett kockázat, mert valaki elkezd egy munkát, amelynek az alapja még nincs meg. Hogy mikor érdemes egyáltalán függőséget rögzíteni, arról külön cikkünkben írtunk.
Melyik típussal érdemes kezdeni?
A befejezéstől kezdésig típussal. Ez lefedi a csapatok függőségeinek túlnyomó részét, és mindenki azonnal érti. A többi időbeli típus főleg szorosan ütemezett, összetett projektekben hasznos, ahol egy Gantt-diagramon napra pontosan tervezik a feladatok átfedését.
A MyPro Sync is erre az alaplogikára épül. Egy feladat megjelölhető úgy, hogy blokkol egy másikat, és a blokkolt feladat automatikus jelölést kap, amíg az akadály fel nem oldódik. A függőségi gráf nézetben a teljes lánc egyben látszik, így az is kiderül, melyik feladat tart fel egyszerre több másikat.
Ha egy csapat következetesen ezzel az egy típussal dolgozik, sokkal többet lát a projektjéből, mintha minden lehetséges típust megpróbálna nyomon követni. Első lépésként nézd át egy futó projekted függőségeit, és jelöld meg mindegyiknél, hogy kötelező, választott vagy külső. A választottak között gyakran ott az idő, amellyel a projekt lerövidíthető.