A feladatok priorizálása azt jelenti, hogy a csapat közösen eldönti, mit csinál először, és mit hagy későbbre. Működő rendszerhez három dolog kell. A fontosságot és a sürgősséget külön kezelitek, kevés és egyértelmű prioritási szintet használtok, és van egy rendszeres pont, ahol a sorrendet átnézitek. Ha ezek közül bármelyik hiányzik, a prioritás egy idő után csak címke lesz, ami senkit nem segít dönteni.
Miért nem működik a ránézésre priorizálás
Kis csapatban sokáig elég, ha mindenki fejben tartja, mi a fontos. Ez akkor törik meg, amikor nő a feladatok száma, több projekt fut párhuzamosan, vagy ugyanaz az ember több helyről kap kérést. Ilyenkor mindenki a saját szempontja szerint rangsorol. Az értékesítés az ügyfél sürgetését hallja, a fejlesztő a technikai kockázatot látja, a vezető a határidőre figyel. Mindegyik szempont valós, csak nincs közös mérce.
A közös mérce nem bürokrácia. Arra jó, hogy két ember ugyanazt értse egy feladat helyén a sorban, és ne kelljen minden alkalommal rákérdezni.
A fontosság és a sürgősség két külön kérdés
A fontosság azt mutatja, mekkora hatása van a feladatnak a csapat vagy a projekt céljaira. A sürgősség azt, mennyi idő van rá. A kettő gyakran összemosódik, pedig egy feladat lehet sürgős és kevésbé fontos, például egy gyors válasz egy belső kérésre. Lehet fontos és nem sürgős is, mint egy folyamat átalakítása, aminek nincs kemény határideje.
Ha csak egy dimenzió van, a sürgős dolgok mindig kiszorítják a fontosakat. Erről részletesebben a prioritás és sürgősség különbségéről szóló cikkben írunk.
A gyakorlatban ezért érdemes a kettőt külön rögzíteni. A sürgősséget legjobban a határidő írja le, a fontosságot pedig egy egyszerű kategória.
Egyszerű prioritási modellek, amelyek csapatban is működnek
Három fontossági kategória
A legegyszerűbb modell az A/B/C besorolás. Az A kategória az, ami nélkül a projekt vagy a cél nem teljesül. A B lényeges, de csúszhat. A C az, ami jó lenne, ha meglenne. A három szint előnye, hogy gyorsan eldönthető, és nehéz túlbonyolítani.
Számozott prioritás a napi sorrendhez
Ha egy kategórián belül is sorrendet kell tenni, jól jön egy rövid számskála, például 1-től 5-ig. Ez a napi sorrendet adja meg. Két A kategóriás feladat közül ebből derül ki, melyik kerüljön előre ma.
A határidő külön információ
A határidő nem prioritás, hanem korlát. Egy C kategóriás feladatnak is lehet holnapi határideje. Ha a határidő külön mezőben van, a csapat látja, mi szorít, és nem kell a prioritást felfelé tornázni csak azért, hogy egy feladat ne maradjon el.
A modell kiválasztásánál a legfontosabb szempont a következetesség. Egy egyszerű rendszer, amit mindenki ugyanúgy használ, többet ér egy kifinomultnál, amit mindenki másképp értelmez.
Ki dönt a prioritásról
A priorizálás akkor csúszik szét, ha mindenki mindent átállíthat. Érdemes rögzíteni, hogy a fontossági kategóriát a projekt vagy a csapat felelőse adja meg. A kategórián belüli napi sorrendről a feladat felelőse dönt. Így a vezető a célokat őrzi, a csapattag pedig a saját napját szervezi.
Ha két vezető egymással versengő kéréssel érkezik, a döntést nem a csapattagnak kell meghoznia. Az ő dolga jelezni az ütközést, a sorrendről pedig a kérések gazdái egyeznek meg. A felelősségi körök tisztázásáról a feladat felelőséről szóló írásunk szól bővebben.
Mikor kell újrapriorizálni
A prioritás nem egyszeri döntés. Változik az ügyfél igénye, beesik egy új kérés, csúszik egy előfeltétel. Ha a sorrendet sosem nézitek át, egy hónap múlva már nem a valóságot mutatja.
Jó gyakorlat, ha hetente egyszer, a heti tervezés részeként átnézitek az A kategóriás feladatokat. Három kérdést érdemes ilyenkor feltenni.
- Valóban A kategóriás még mindegyik?
- Van köztük olyan, ami valamire vár, és ezért nem haladhat?
- Bekerült olyan új feladat, ami átrendezi a sorrendet?
Ha egy feladat hetek óta A kategóriában ül és nem mozdul, az jelzés. Vagy nem annyira fontos, vagy valami akadályozza. Mindkét esetben döntés kell, nem több sürgetés.
Hogyan jelenik meg ez egy feladatkezelőben
Egy feladatkezelő nem hozza meg helyettetek a döntést, de láthatóvá teszi. A MyPro Syncben minden feladathoz külön mezőben adható meg a fontosság (A, B vagy C), a prioritás 1-től 5-ig és a határidő. Mivel ugyanaz a feladathalmaz listában, Kanban táblán és Gantt idővonalon is látszik, a sorrend minden nézetben ugyanaz marad. Nem kell külön táblázatban vezetni, mi számít fontosnak.
Az első lépés
Ha most nincs közös prioritási rendszeretek, ne a tökéleteset keressétek. Vezessétek be az A/B/C besorolást, rögzítsétek külön a határidőt, és tegyétek a heti egyeztetés első napirendi pontjává az A kategóriás feladatok átnézését. Két-három hét után látni fogjátok, hol kell finomítani.