Egy feladatnak mindig egy fő felelőse legyen. Ő gondoskodik róla, hogy a feladat elkészüljön, és tőle bármikor megkérdezhető, hol tart. Nem kell mindent egyedül megcsinálnia. Dolgozhatnak rajta mások is. Ha viszont a feladat elakad, egyértelmű, kinek kell lépnie.
Mit jelent egy feladat felelősének lenni
A felelős nem feltétlenül az, aki a legtöbb munkát végzi. A felelős az, aki a feladatot a magáénak tekinti. Ő figyeli a határidőt, ő jelez, ha akadály van, és ő dönti el, mikor tekinthető késznek a munka.
Az angol szakirodalom ezt ownershipnek hívja. A szó jól mutatja a lényeget. Aki egy feladatot a magáénak tekint, az akkor is foglalkozik vele, ha éppen nem ő dolgozik rajta.
Ebből következik egy fontos különbség. A közreműködő a saját részéért felel. A felelős az egészért.
Egy felelős vagy több?
Egy fő felelős kell. Ha két ember egyformán felel valamiért, könnyen kialakul az a helyzet, hogy mindketten a másikra várnak.
Ez nem jelenti azt, hogy csak egy ember dolgozhat egy feladaton. Teljesen rendben van, hogy egy feladatot többen visznek. Egy ajánlat összeállításán dolgozhat az értékesítő, a pénzügyes és a szakmai vezető is. A kérdés csak az, ki fogja össze.
A gyakorlatban ezért a fő felelős és a további felelősök párosa működik jól. A MyPro Syncben például így rögzíthető egy feladat. Van egy fő felelős, mellette további felelősök, és mindannyian értesítést kapnak a változásokról. Így senki nem marad ki, és az is látszik, ki a feladat gazdája.
Ha egy feladat annyira nagy, hogy több ember önálló munkájára bomlik, érdemes inkább kisebb feladatokra bontani, mindegyiket saját felelőssel.
Mi történik, ha egy feladatnak nincs gazdája
A gazdátlan feladat nem tűnik el. Egyszerűen nem mozdul. Mindenki tud róla, és mindenki azt feltételezi, hogy valaki más foglalkozik vele.
Ennek jelei sok csapatnál ismerősek.
- A felelős mezőben „a csapat” vagy egy osztály neve szerepel.
- Megbeszélésen elhangzik, hogy „ezt majd megnézzük”, de nincs mellette név.
- A határidő után derül ki, hogy senki nem kezdte el.
- Ugyanazt a feladatot ketten is elkezdik, egymásról nem tudva.
A gazdátlan feladatok gyakran a csúszások forrásai, különösen akkor, ha egy másik feladat épp rájuk vár. Erről bővebben a miért csúsznak a feladatok, ha mindenki dolgozik című írásban van szó.
Hogyan válaszd ki a felelőst
Nincs egyetlen szabály, de néhány szempont segít.
Aki dönteni tud. A felelősnek legyen elég rálátása és jogköre ahhoz, hogy az apróbb kérdéseket ne kelljen mindig felfelé továbbítania.
Aki közel van a munkához. Ne automatikusan a vezető legyen a felelős. Ha a vezető minden feladat gazdája, ő lesz a szűk keresztmetszet.
Akinek van rá ideje. A felelősség is munka. Ha valakinél már most tíz nyitott feladat van, a tizenegyedik nagy valószínűséggel várni fog.
Aki látja a következményt. Az a jó felelős, aki érti, mi múlik a feladaton, és mi történik, ha csúszik.
Ha bizonytalan vagy, tedd fel a kérdést egyszerűen. Ha holnap valaki megkérdezi, hol tart ez a feladat, kinek kell tudnia a választ? Az a felelős.
Hogyan lesz a felelősség látható
A felelősség csak akkor működik, ha le van írva. A megbeszélésen szóban kiosztott feladatok egy hét múlva már vitatottak. Ki mondta, ki vállalta, és pontosan mit?
Ezért a felelőst magán a feladaton érdemes rögzíteni, ott, ahol a határidő és a leírás is van. Így a felelősség nem emlékezet kérdése, hanem bárki számára visszakereshető. Ha a státuszváltások is naplózva vannak, utólag az is kiderül, ki mikor mozdította a feladatot.
A látható felelősség a vezetőnek is könnyebbség. Nem kell mindenkitől egyenként megkérdeznie, ki mivel foglalkozik. Ez az átláthatóság mikromenedzsment nélkül egyik alapfeltétele.
Első lépésként nézd át a csapat nyitott feladatait, és jelöld meg azokat, amelyeknél nincs név, vagy egy csoport neve szerepel. Mindegyikhez rendelj egy embert. Ha valakinél aránytalanul sok feladat gyűlik össze, az is ilyenkor derül ki.