A csapatkapacitás az a munkaidő, amely egy adott időszakban ténylegesen rendelkezésre áll a tervezett feladatokra. Nem azonos a teljes munkaidővel, mert abból le kell vonni a megbeszéléseket, a napi működést, a szabadságot és minden olyan munkát, ami nem projektfeladat. A munkaterhelés ezzel szemben az, mennyi munka vár elvégzésre. A kettő összevetése megmutatja, reális-e a terv. Ha a terhelés tartósan meghaladja a kapacitást, valami csúszni fog, akármilyen szorgalmas a csapat.
Mi a különbség a kapacitás és a munkaterhelés között
A kapacitás a kínálati oldal. Azt írja le, mennyi munkát tud a csapat elvégezni. A munkaterhelés a keresleti oldal, azt mutatja, mennyi munkát kérnek tőle. A munkaterhelésről szóló cikkünk részletesen bemutatja, hogyan érdemes ezt mérni.
A kettő csak együtt értelmezhető. Ugyanaz a munkamennyiség lehet könnyű egy héten, amikor mindenki jelen van, és lehetetlen egy olyan héten, amikor két ember szabadságon van. Ezért a terhelést mindig a kapacitáshoz kell mérni, nem önmagában.
Hogyan számold ki a csapat kapacitását
A számítás egyszerű, a nehézség abban van, hogy őszintén töltsd ki.
- Indulj ki a csapattagok munkaidejéből az adott időszakban.
- Vond le a szabadságot, az ünnepnapokat és a tervezett távolléteket.
- Vond le az állandó megbeszéléseket.
- Vond le azt az időt, ami a napi működésre megy el, például ügyfélkérések, támogatás, adminisztráció.
- Ami marad, az a projektmunkára fordítható kapacitás.
Egy példa szemléltetésként. Egy négyfős csapat egy héten összesen 160 órát dolgozik. Ha fejenként heti öt óra megy el megbeszélésekre és tíz óra a napi működésre, akkor a projektfeladatokra 100 óra marad, nem 160. Ha ezt a különbséget nem veszed figyelembe, a terv már az első napon túlvállalás.
A pontos számok csapatonként eltérnek. A lényeg az, hogy a saját csapatodnál egyszer végigszámold, és utána legyen egy reális kiindulópontod.
Miért nem érdemes száz százalékra tervezni
Csábító a teljes kapacitást kitölteni, mert úgy tűnik, így a legtöbb munka készül el. A gyakorlatban ennek az ellenkezője történik.
Az első ok, hogy a becslések egy része mindig alulmarad. Ha nincs tartalék, minden elcsúszott becslés egy másik feladatot is magával ránt.
A második, hogy mindig jön közbe valami. Egy sürgős ügyfélkérés, egy hiba, amit azonnal javítani kell, egy beteg kolléga. Ha a terv minden órát lefed, ezeknek nincs helyük, és a tervezett munkából vesznek el.
A harmadik, hogy a teljesen kitöltött rendszerben a várakozás nő. Ha mindenki száz százalékon dolgozik, egy új kérés vagy egy átadás mindig sorba áll. A feladatok egyre tovább várnak egymásra, még akkor is, ha mindenki folyamatosan dolgozik.
Ezért érdemes tudatosan tartalékot hagyni. Hogy mennyit, azt a saját tapasztalatotok mutatja meg. Ha rendszeresen kifut a tervezett munka a hétből, a tartalék túl kicsi.
Hogyan kezeld a változó kapacitást
A kapacitás nem állandó. Változik a szabadságok, a projektek közötti átcsoportosítás, egy új kolléga betanulása vagy egy szezonális csúcs miatt. Az a terv, amely egy átlagos héttel számol, egy nehezebb héten szétesik.
Két egyszerű szokás segít.
- Tervezz időszakra, ne átlagra. Minden tervezésnél nézd meg, ki lesz ténylegesen elérhető az adott időszakban.
- A kapacitás változását kezeld döntésként. Ha valaki kiesik, ne csak a feladatait oszd szét. Döntsd el, mi csúszik, és jelezd azoknak, akik várnak rá.
Kapacitástervezés kis csapatoknál
Kis csapatban a kapacitás különösen sérülékeny. Ha öt emberből egy hiányzik, az a kapacitás ötöde. Ráadásul kis csapatban gyakori, hogy egy-egy terület egyetlen emberhez kötődik, így az ő távolléte nem helyettesíthető egyszerűen.
Ezért kis csapatnál a kapacitás mellett azt is érdemes figyelni, hol van egyetlen emberen az egész tudás. Ha valakinek a terhelése tartósan magas, az nemcsak az ő problémája. Erről a túlterhelés felismeréséről szóló cikkünk ír bővebben.
Hogyan jelenik meg a kapacitás egy feladatkezelőben
A MyPro Syncben minden feladathoz rögzíthető a becsült ráfordítás órában, a várható befejezés és a határidő. Ebből látszik, mennyi munka jut egy adott időszakra és egy adott emberre. A vezetői áttekintés a csapat feladatait felelősönként szűrve mutatja, így összevethető a terhelés azzal, amennyi időt valaki valójában projektmunkára tud fordítani. Magát a kapacitást, vagyis hogy kinek mennyi ideje van, a csapatnak kell meghatároznia, ezt egyetlen eszköz sem tudja helyettetek.
Az első lépés
Számold ki a csapatod jövő heti valós kapacitását a fenti öt lépéssel, és vesd össze a tervezett feladatok becsült óraszámával. Ha a különbség nagyobb, mint gondoltad, nem a csapat lassú. A terv volt túl optimista.