A prioritás azt mutatja meg, mennyire fontos egy feladat a célok szempontjából. A sürgősség azt, milyen hamar kell foglalkozni vele. A kettő nem ugyanaz, és ha egy csapat összekeveri őket, egy idő után minden sürgősnek látszik. Ilyenkor a sorrendet már nem a fontosság dönti el, hanem az, ki kér hangosabban vagy utoljára. A megoldás az, hogy a két szempontot külön rögzítitek és külön kezelitek.
Mi a különbség a prioritás és a sürgősség között
A sürgősség időhöz kötött. Egy feladat akkor sürgős, ha hamarosan lejár az ideje, vagy ha valaki most vár rá. A sürgősség magától változik. Ami ma ráér, az két hét múlva sürgős lesz, ha közben senki nem nyúlt hozzá.
A prioritás döntés kérdése. Azt fejezi ki, mennyit ér a csapatnak, ha a feladat elkészül, és mennyibe kerül, ha nem. Ez nem változik attól, hogy telik az idő. Egy stratégiai fejlesztés akkor is fontos, ha nincs holnapi határideje.
A klasszikus szemléltetés az Eisenhower-mátrix, amely két tengelyen, fontosság és sürgősség szerint négy csoportba osztja a teendőket. Csapatszinten nem kell mereven alkalmazni, de a lényege hasznos. Nem minden sürgős dolog fontos, és a fontos dolgok jó része sosem lesz magától sürgős, amíg túl késő nem lesz.
Miért romlik el a prioritási rendszer, ha minden sürgős
A folyamat általában lassan zajlik. Valaki egyszer sürgősnek jelöl egy feladatot, és az hamarabb elkészül. Legközelebb más is így tesz. Néhány hét múlva a feladatok fele sürgős, és a jelölés semmit nem mond.
Ennek három gyakori oka van.
- Hiányzó határidők. Ha nincs külön határidő, a sürgősség jelzésére csak a prioritás marad, ezért azt húzzák felfelé.
- Láthatatlan terhelés. Aki kér, nem látja, mennyi munkája van már a másiknak, ezért a saját kérését emeli ki.
- Nincs, aki ütköztessen. Ha senki nem hasonlítja össze a kéréseket, mindegyik egyedül tűnik a legfontosabbnak.
A következmény mindig ugyanaz. A csapat reagál, de nem halad. A napi tűzoltás elviszi az időt azok elől a feladatok elől, amelyekből hosszabb távon a legtöbb haszon származna.
Mi történik a fontos, de nem sürgős feladatokkal
Ezek szenvednek a legtöbbet. Egy folyamat egyszerűsítése, egy régi probléma végleges megoldása vagy egy új munkatárs alapos betanítása ritkán sürgős. Ezért mindig hátrébb kerülnek egy éppen beeső kérésnél.
A baj az, hogy a halogatásuk később sürgős feladatokat termel. A meg nem oldott probléma újra és újra előjön, és minden alkalommal tűzoltást igényel. Így a sürgős munka egy része valójában elmaradt fontos munka következménye.
Ezért érdemes a fontos, de nem sürgős feladatoknak tudatosan helyet adni. Ennek egyszerű módja, ha kapnak egy határidőt, még akkor is, ha az belső döntés. A határidővel a feladat bekerül a látótérbe, és nem csúszik ki teljesen.
Hogyan kezeljük külön a kettőt a gyakorlatban
Két mező, két kérdés
A legfontosabb lépés, hogy a feladatnak legyen külön határideje és külön fontossága. A határidő a sürgősséget írja le, a fontosság pedig egy rövid kategória, például A, B vagy C. Ha valaki sürgősnek érez egy feladatot, a határidőt adja meg, nem a fontosságot emeli.
A fontosságot ne a kérő döntse el egyedül
A kérő jó szándékkal is túlbecsüli a saját kérését, mert nem látja a többit. A fontossági kategóriát ezért a projekt vagy a csapat felelőse hagyja jóvá. Ez nem bizalmatlanság, csak arról szól, hogy legyen valaki, aki az összképet látja. A teljes folyamatot a feladatok priorizálásáról szóló cikkben írjuk le.
A terhelés legyen látható
Ha látszik, kinek mennyi munkája van, a kérések maguktól reálisabbak lesznek. Aki látja, hogy a kollégája már három határidős feladaton dolgozik, könnyebben kérdez rá, mi kerüljön előre. A munkaterhelésről szóló írásunk segít abban, hogyan érdemes ezt mérni.
Hogyan segít ebben egy feladatkezelő
A MyPro Syncben a fontosság (A/B/C), a prioritás 1-től 5-ig és a határidő három külön mező. Így egy feladat lehet C kategóriás és mégis holnapi határidős, anélkül hogy ehhez a fontosságot kellene átírni. A vezetői áttekintésben a csapat feladatai felelősönként szűrhetők, így látszik, ha valakinél túl sok határidős munka gyűlik össze.
Az első lépés
Nézzétek át a jelenlegi sürgős jelölésű feladatokat. Mindegyiknél tegyétek fel a kérdést, hogy van-e konkrét határideje. Ahol van, írjátok be, és a fontosságot állítsátok a valós értékére. Ahol nincs, ott valószínűleg nem sürgős, csak valaki szerette volna, hogy hamarabb elkészüljön.