Jól strukturált az a feladat, amelyet a felelőse visszakérdezés nélkül el tud kezdeni. A címéből kiderül, mi a teendő. A leírásából az, hogy mikor tekinthető késznek. A mezőiből pedig az, hogy ki viszi, mikorra, és mennyire fontos a többihez képest. Ha ezek közül bármelyikre rá kell kérdezni, a feladat még nem áll készen a kiosztásra.
Hogyan fogalmazzuk meg a feladat címét?
A cím legyen cselekvés, ne téma. A „Weboldal” vagy az „Árajánlat” nem feladat, csak egy terület. A „Kapcsolatfelvételi űrlap hibaüzeneteinek átírása” vagy az „Árajánlat küldése a nyomdának” már az.
Egy jó cím igével vagy cselekvést jelentő szóval kezdődik, és elég konkrét ahhoz, hogy egy listát átfutva is érthető legyen. A legtöbb nézetben, legyen az lista vagy Kanban tábla, csak a cím látszik. Ha a címből nem derül ki a lényeg, mindenkinek meg kell nyitnia a feladatot, hogy megértse.
Miből látszik, hogy a feladat kész?
Ez a leggyakrabban kimaradó rész. A felelős és a vezető gyakran mást ért „kész” alatt. Az egyiknek elég, hogy megírta a szöveget. A másik azt várja, hogy a szöveg jóváhagyva kint legyen a weboldalon.
Írd a leírásba egy vagy két mondatban, mi a feladat végeredménye. Ennyi is elég. „Kész, ha az új árlista fel van töltve a közös mappába, és az értékesítők megkapták.” Ez nem adminisztráció. Ez az a mondat, ami megakadályozza, hogy egy feladat hetekig „majdnem kész” állapotban álljon.
Milyen adatokat érdemes egy feladathoz rögzíteni?
A cím és a leírás mellett néhány adat teszi a feladatot tervezhetővé. Nem kell mindegyiket mindig kitölteni, de érdemes tudni, melyik mire jó.
- Felelős. Egy ember, aki a lezárásért felel. Ha többen dolgoznak rajta, ők további felelősként szerepelhetnek, de a feladatnak akkor is egy gazdája van.
- Határidő. Csak akkor, ha valódi külső kötöttség van mögötte. Ha minden feladatnak van határideje, a határidő elveszíti a súlyát.
- Várható befejezés. A felelős saját becslése arról, mikor végez. Ha ez a határidő utánra esik, a kockázat már a munka elején látszik, nem az utolsó napon.
- Becsült ráfordítás. Hány óra munkát igényel a feladat. Ebből derül ki, belefér-e a felelős hetébe. A becslés módszereiről a projekt időigényének becsléséről szóló cikkben írtunk.
- Fontosság és prioritás. A fontosság azt mutatja, mennyit számít a feladat. A prioritás azt, hogy most mi következik. A kettő nem ugyanaz. Egy fontos feladat is várhat, ha előbb mást kell befejezni.
- Függőség. Min múlik a feladat, és mi múlik rajta. Ha ez nincs rögzítve, a várakozás láthatatlan marad. Erről bővebben a feladatfüggőségről szóló írásban olvashatsz.
A MyPro Sync ezeket külön mezőkként kezeli. A fontosság A, B vagy C, a prioritás 1 és 5 közötti érték, a becsült óraszám pedig a Gantt idővonalon a feladat sávjának hosszát adja. Egy feladat megjelölhető úgy, hogy blokkol egy másikat, és a blokkolt feladat automatikusan jelölést kap, amíg az akadály el nem hárul.
Mekkora legyen egy feladat?
Egy feladat akkor jó méretű, ha egy ember önállóan el tudja végezni és le tudja zárni. Ha a becslés több napra rúg, vagy a leírás több különálló lépést sorol fel, a feladat valószínűleg túl nagy. Ilyenkor nem lehet megmondani, hol tart, és a státusza hetekig „Folyamatban” marad.
A túl apró feladat is gond. Ha minden néhány perces lépés külön tétel, a lista zajossá válik, és a lényeg elvész benne. A felbontás módjáról külön útmutatót írtunk.
Melyek a leggyakoribb hibák?
- A cím egy témát nevez meg, nem egy cselekvést.
- A leírásból nem derül ki, mikor kész a feladat.
- Két vagy három egyenrangú felelős van, és végül senki nem zárja le.
- Minden feladat a legmagasabb prioritást kapja.
- A részletek egy csevegőablakban maradnak, és sosem kerülnek át a feladatba.
- A függőséget mindenki fejben tartja, de sehol nincs leírva.
Ezek a hibák ritkán hanyagságból fakadnak. A feladatot általában az rögzíti, aki a legtöbbet tud róla, ezért neki minden egyértelmű. A hiányzó információ csak akkor derül ki, amikor valaki más veszi kézbe. Ezért érdemes úgy megírni a feladatot, mintha egy olyan kolléga kapná meg, aki az előzményekről semmit nem tud.
Honnan érdemes indulni?
Nézd végig a csapat nyitott feladatait, és tedd fel mindegyiknél ugyanazt a kérdést. El tudná kezdeni a felelős úgy, hogy senkit nem kérdez meg? Ahol a válasz nem, ott egészítsd ki a címet, a kész definícióját vagy a felelőst. Nem kell minden mezőt kitölteni. Az a cél, hogy a feladat önmagában érthető legyen.