Egy projekt időigényének becslése ritkán a feladatok idejének egyszerű összeadásáról szól. A hiba legtöbbször nem abban van, hogy valaki rosszul saccolja meg egy feladat hosszát, hanem abban, hogy a becslés nem számol a feladatok közötti kapcsolatokkal és a csapat tényleges kapacitásával.
Miért csúszik rendszeresen a becslés
A legtöbb csapat feladatonként becsül: megnézik, egy adott munka mennyi ideig tart, és ezeket az értékeket összeadják. Ez a módszer két dolgot hagy figyelmen kívül.
Az első a függőségek hatása. Ha egy feladat csak egy másik befejezése után kezdődhet, a projekt teljes hossza nem a feladatok idejének összege, hanem a leghosszabb egymásra épülő láncé. Erről bővebben a feladatfüggőségekről szóló cikkben írtunk.
A második a rendelkezésre álló kapacitás. Egy nyolcórásra becsült feladat nem egy nap alatt készül el, ha a felelős napi két órát tud rá szánni más teendői mellett. A becslés gyakran a munka idejét adja meg, nem a naptári időt, ami a projekt végéig eltelik.
Feladatonkénti vagy projektszintű becslés
Két alapvető megközelítés létezik.
A feladatonkénti becslés minden egyes feladathoz külön ad időt, majd ezekből épül fel a teljes ütemezés. Ez pontosabb képet ad, de csak akkor működik jól, ha a feladatok kellően kicsik és jól definiáltak. Egy homályosan megfogalmazott, több hetes feladat becslése lényegében találgatás.
A projektszintű becslés a hasonló korábbi projektek tapasztalatából indul ki: ha egy hasonló munka legutóbb hat hetet vett igénybe, az új projekt is várhatóan ebben a tartományban mozog. Ez gyorsabb, de csak ott alkalmazható, ahol van összehasonlítható előzmény.
A gyakorlatban a kettő kombinációja működik a legjobban: a projekt egészét egy tapasztalati sávval becsüljük meg, a kritikus feladatokat pedig egyenként pontosítjuk.
Mit érdemes a becsléshez rögzíteni
A becslés csak akkor használható, ha később vissza lehet nézni, mennyire volt pontos. Ehhez feladatonként érdemes rögzíteni a becsült ráfordítást órában, a várható befejezés dátumát és a tényleges határidőt. Ha ezek az adatok feladatonként rendelkezésre állnak, idővel látható, mely feladattípusoknál tér el rendszeresen a becslés a valóságtól.
A MyPro Syncben ezek a mezők a feladat tervezési adatai között szerepelnek, a Gantt nézet pedig a becsült óraszám alapján rajzolja ki a sávokat, így egy helyen látszik a tervezett és a tényleges lefutás.
Miért érdemes tartalékidőt beépíteni
A pontos becslés nem jelenti azt, hogy nincs szükség tartalékra. Minél több feladat épül egymásra, annál nagyobb az esélye, hogy legalább egy közülük csúszik, és ez a késés végigfut a láncon. A tartalékidőt nem az egyes feladatokba érdemes elrejteni, hanem a projekt kritikus pontjaira, jellemzően a több feladattól függő mérföldkövek elé.
Ha egy feladat több másik munka előfeltétele, érdemes külön figyelmet fordítani a becslésére, mert egy itt keletkező csúszás nem marad egyetlen feladat problémája.
Gyakorlati következtetés
A megbízható időbecslés nem egyetlen szám, hanem egy tartomány, ami a feladatok kapcsolatait és a tényleges csapatkapacitást is figyelembe veszi. Érdemes kis, jól meghatározott feladatokra bontani a munkát, rögzíteni a becsült és tényleges időket, és a tartalékidőt oda tenni, ahol a legtöbb feladat múlik egy ponton.