Egy munka akkor projekt, ha időben behatárolt, vagyis van kezdete és vége, és a végén olyan eredmény születik, amely korábban nem létezett. A napi működés ezzel szemben ismétlődik, ugyanazt a munkát végzik újra és újra, lezárási pont nélkül. A határ nem mindig éles, de a megkülönböztetés gyakorlati döntés, mert a projekthez terv kell, a folyamatos működéshez rutin.
A projekt három ismérve
Időben behatárolt. A projekt elindul, és egy ponton véget ér. A befejezés nem csak cél, hanem a projekt része. Ha egy munkának sosincs vége, az nem projekt, hanem feladatkör.
Egyedi eredményt hoz létre. Egy új weboldal, egy megszervezett konferencia, egy bevezetett ügyviteli rendszer. Az eredmény akkor is egyedi, ha hasonlót már csinált a csapat, mert mások a feltételek, a résztvevők és az elvárások.
Összehangolást igényel. Több ember és több lépés, amelyek egymásra épülnek. Egy ember egy délutáni munkája nem projekt, még akkor sem, ha határideje van.
Az első kettő nagyjából megfelel annak, ahogyan a projektmenedzsment szakirodalma meghatározza a projektet, vagyis ideiglenes vállalkozásként egy egyedi eredmény létrehozására. A harmadik inkább gyakorlati szempont. Egy kis- vagy középvállalati csapatnál éppen az összehangolás igénye dönti el, hogy megéri-e projektként kezelni egy munkát.
Miben különbözik a napi működéstől?
A napi működés célja, hogy a cég folyamatosan működjön. Ilyen a számlázás, az ügyfélszolgálat, a havi bérszámfejtés vagy a rendszeres karbantartás. A projekt célja ezzel szemben a változás, valami új létrehozása vagy egy meglévő dolog átalakítása.
| Projekt | Napi működés | |
|---|---|---|
| Időtartam | van kezdete és vége | folyamatos |
| Eredmény | egyedi | ismétlődő |
| Cél | változás | fenntartás |
| Terv | minden alkalommal új | bevett rutin |
A különbség nem a munka nehézségében van, hanem a szerkezetében. Egy havi zárás lehet bonyolultabb, mint egy kisebb projekt, mégsem projekt, mert minden hónapban ugyanaz a menete. Egy új könyvelőprogram bevezetése viszont projekt, akkor is, ha egyszerűbbnek tűnik.
A szürke zóna
A legtöbb vita azokról a munkákról szól, amelyek nem illenek tisztán egyik kategóriába sem.
Ismétlődő projektek
Egy évente megrendezett partnertalálkozó minden évben hasonló, mégis projekt. Más a helyszín, mások a résztvevők, és a szervezésnek van kezdete és vége. Ilyenkor érdemes a tavalyi feladatlistát kiindulópontnak használni, de minden évben új projektként kezelni.
Feladatok, amelyek projektté nőnek
A weboldal apró frissítései a napi működés részei. A teljes újratervezése viszont projekt. A váltás jele, hogy a munkát már nem lehet egy lépésben elvégezni, több ember kell hozzá, és számít, milyen sorrendben készülnek el a részei. Ha ezt nem veszik észre időben, a projekt rendszertelen feladatok halmazaként fut, és senki nem látja, mikor lesz kész.
Mini projektek
Két ember, egy hét munka, öt-hat összefüggő feladat. Ez is projekt, csak nem igényel nehéz eszköztárat. Elég, ha van egy világos cél, egy felelős és egy rövid feladatlista sorrenddel.
Miért számít, hogy minek nevezzük?
Mert mást igényel. Egy projekthez meg kell határozni a célt és a határait, fel kell bontani feladatokra, rögzíteni kell a sorrendet és a felelősöket, és követni kell a haladást. A napi működéshez stabil rutin, jól leírt folyamat és egyértelmű feladatkörök kellenek.
Ha egy projektet napi feladatként kezelnek, nincs látható vége, a feladatok közötti függőségek rejtve maradnak, és a csúszás csak az utolsó pillanatban derül ki. Fordítva is van kár. Ha rutinmunkát terveznek projektként, abból felesleges adminisztráció lesz. A két terület különbségéről a projektmenedzsment és a feladatkezelés összevetésében írtunk részletesen.
Egy egyszerű próba
Ha nem egyértelmű, hogy egy munka projekt-e, tedd fel ezt a négy kérdést.
- Meg tudod mondani, nagyjából mikor lesz kész?
- Le tudod írni egy mondatban, mi lesz az eredménye?
- Kell hozzá egynél több ember munkája?
- Számít, milyen sorrendben készülnek el a részei?
Ha legalább háromra igen a válasz, érdemes projektként kezelni. Ez nem jelent bonyolult módszertant. Annyit jelent, hogy a munkának lesz saját terve, felelőse és követhető állapota.
A MyPro Syncben a projektek feladatai lista, Kanban tábla, Gantt-idővonal és függőségi gráf nézetben is megjeleníthetők. A Gantt-sávokat a feladatokra becsült óraszám rajzolja ki, így egy kisebb projekt ütemezése is gyorsan átlátható. Ha a próba alapján projekttel van dolgod, a következő lépés a tervezés. Ehhez a projekttervezésről szóló útmutatónk ad kiindulópontot.