A projektütemezés az a lépés, amikor a projekt feladatait időrendbe teszed. Kiderül belőle, melyik feladat mikor kezdődhet, mikor kell elkészülnie, és mi végezhető egyszerre. Jó ütemtervhez öt dolog kell. Teljes feladatlista, reális időbecslés, a függőségek alapján felállított sorrend, a csapat valós kapacitása és tudatosan beépített tartalék. Ha ezek közül valamelyik hiányzik, az ütemterv az első héten elválik a valóságtól.
Mi a különbség a projektterv és a projektütemezés között
A projektterv azt rögzíti, mit akartok elérni és milyen feladatokon keresztül. Az ütemezés erre épül, és azt mondja meg, mikor. A tervezés kérdése az, hogy mi kell a célhoz. Az ütemezésé az, hogy ez milyen sorrendben és mennyi idő alatt valósul meg.
Ezért az ütemezés nem kezdődhet el, amíg nincs meg a feladatok listája. A teljes tervezési folyamatot a projekttervezésről szóló cikkünk írja le.
Az ütemezés öt lépése
1. Állítsd össze a teljes feladatlistát
Az ütemezés alapja egy olyan feladatlista, amelyben minden elem elég kicsi ahhoz, hogy becsülni lehessen. Egy olyan feladat, mint az „új weboldal elkészítése”, ütemezésre alkalmatlan. Ha szétbontod tervezésre, szövegírásra, fejlesztésre és tesztelésre, mindegyikhez lehet időt rendelni.
Hasznos szabály, hogy egy feladat ne legyen hosszabb néhány napnál. Ami ennél nagyobb, azt érdemes tovább bontani, mert a nagy feladatok becslése a legpontatlanabb.
2. Becsüld meg az egyes feladatok időigényét
Minden feladathoz kell egy becslés arról, mennyi munkát igényel. Itt két dolgot érdemes külön kezelni. A ráfordítás az, hány óra tényleges munka kell. Az átfutási idő az, hány nap alatt készül el a valóságban, a megbeszélésekkel, a várakozással és a többi feladattal együtt.
A kettő ritkán egyezik. Egy nyolcórás feladat simán egy hétig tarthat, ha a felelős közben három másikon is dolgozik. A becslés módszereiről a projekt időigényének becsléséről szóló cikkünk szól részletesen.
3. Határozd meg a sorrendet a függőségek alapján
Most jön a lényeg. Minden feladatnál nézd meg, mire van szüksége az induláshoz. Ezek a függőségek adják meg a sorrendet. Ami semmire nem vár, az az első napon indulhat. Ami valamire vár, az csak utána.
Szekvenciális és párhuzamos feladatok
A szekvenciális feladatok egymás után következnek, mert az egyik eredménye a másik bemenete. A párhuzamos feladatok egyszerre futhatnak, mert nincs közöttük kapcsolat. Az ütemezés egyik fő haszna, hogy megmutatja, hol lehet párhuzamosítani. Ha a szövegírás és a grafikai tervezés nem függ egymástól, nem kell egymásra várniuk.
A leghosszabb lánc dönti el a projekt hosszát
A függő feladatok láncai közül a leghosszabb határozza meg, hogy a projekt leghamarabb mikor fejeződhet be. Ezt a láncot kritikus útnak hívják. Ha egy ezen lévő feladat csúszik, az egész projekt csúszik. Ha egy másik láncon lévő feladat késik pár napot, az még beleférhet.
4. Igazítsd az ütemtervet a csapat valós kapacitásához
A sorrend önmagában még nem ütemterv. Lehet, hogy elméletben öt feladat futhat párhuzamosan, de ha mind ugyanannak az embernek jut, a valóságban egymás után fognak elkészülni.
Ezért nézd meg, kire mi jut, és hogy az adott időszakban mennyi ideje van projektmunkára. A szabadságok, a napi működés és a más projektek mind elviszik a kapacitás egy részét. Ha valakire túl sok jut egy héten, vagy át kell adni a munka egy részét, vagy szét kell húzni az időben.
5. Építs be tartalékot, és rögzítsd a határidőket
Egyetlen ütemterv sem pontos. Feladatok kerülnek elő, amikre senki nem gondolt, a becslések egy része alulmarad, és jönnek közbe sürgős ügyek. Ha az ütemterv minden napot kitölt, az első váratlan esemény borítja.
A tartalékot érdemes a kritikus út végére vagy a fontos átadási pontok elé tenni, nem minden feladathoz külön. Így látszik, mennyi mozgástér van összesen, és nem olvad el észrevétlenül.
A határidőket ezután rögzítsd. A belső határidők legyenek korábbiak a külső vállalásnál, hogy maradjon idő a korrekcióra.
Hogyan jelenítsd meg az ütemtervet
A legelterjedtebb forma a Gantt-diagram, amely minden feladatot egy idővonalon futó sávként mutat. Jól látszik rajta a sorrend, a párhuzamosság és az, hogy mi mikor ér véget. Arról, hogy mikor érdemes használni, a Gantt-diagramról szóló cikkünkben írunk.
A MyPro Syncben a Gantt-sáv hosszát a feladathoz rögzített becsült óraszám rajzolja, a várható befejezés és a határidő pedig külön mezőben szerepel. A függőségek a függőségi gráf nézetben látszanak, és ha egy előfeltétel nem készült el, a rá váró feladat automatikusan blokkolt jelölést kap. Ugyanaz a feladathalmaz listában és Kanban táblán is elérhető, így az ütemterv nem válik el a napi munkától.
Mi a teendő, amikor az ütemterv változik
Az ütemterv nem szerződés, hanem a jelenlegi legjobb tudás. Változni fog, és ez rendben van. A fontos az, hogy a változás tudatos legyen. Ha egy feladat csúszik, nézd meg, rajta van-e a kritikus úton, kiket érint, és kell-e új határidőt kommunikálni.
Az első lépés
Ha most állsz neki egy projekt ütemezésének, kezdd a függőségekkel. Írd fel a feladatokat, és mindegyik mellé, hogy mire vár. Ebből húsz perc alatt kirajzolódik a projekt gerince, és látni fogod, hol van szükség a legnagyobb figyelemre.