Egy projekt állapotát akkor követed jól, ha bármelyik pillanatban meg tudod mondani három dologról, hol tart. Mennyi munka van még hátra a tervhez képest, mi akadt el, és melyik határidő van veszélyben. A projektkövetés célja nem a jelentéskészítés, hanem az, hogy a csúszást akkor vedd észre, amikor még van idő reagálni. Ehhez nem elég megszámolni a kész feladatokat, mert ez a szám gyakran túl szép képet fest.
Mi az a projektkövetés
A projektkövetés, angolul project tracking, a terv és a valóság folyamatos összevetése. Azt mutatja meg, hogy a projekt a tervezett ütemben halad-e, és ha nem, hol tér el. Ez feltételez egy tervet, amihez viszonyítani lehet. Ütemterv nélkül nincs mit követni, csak tevékenységet lehet regisztrálni. Az ütemterv elkészítéséről a projektütemezésről szóló cikkünk szól.
Miért félrevezető a kész feladatok száma
A legkézenfekvőbb mérőszám az, hogy a feladatok hány százaléka készült el. Ez azonban két okból is torzít.
Az első, hogy a feladatok nem egyformák. Ha húsz feladatból tizenöt kész, az hetvenöt százaléknak tűnik. De ha a tizenöt a kis, egyórás feladat volt, és a maradék öt a projekt nehezebbik fele, akkor a munka nagyobbik része még hátravan.
A második, hogy a könnyű feladatokat általában előbb zárják le. Ezért a projekt eleje gyorsnak látszik, a vége pedig váratlanul lelassul. Ez nem a csapat hibája, hanem a mérésé.
Pontosabb képet ad, ha a feladatokat a becsült ráfordításukkal súlyozod. Így nem a darabszám, hanem az elvégzett és a hátralévő munkaórák aránya mutatja az előrehaladást.
Mit érdemes rendszeresen figyelni
A hátralévő munka a hátralévő időhöz képest
A legfontosabb kérdés, hogy a még elvégzendő munka belefér-e a határidőig hátralévő időbe, a csapat valós kapacitásával. Ha a hátralévő munka nő, miközben az idő fogy, az biztos jele a csúszásnak, még akkor is, ha egyetlen határidő sem telt le.
Az elakadt és blokkolt feladatok
Egy feladat, ami napok óta nem mozdul, többet elárul a projekt állapotáról, mint tíz lezárt. Különösen igaz ez, ha más feladatok várnak rá. Ezért érdemes külön figyelni azokra, amelyek valamilyen előfeltételre várnak.
A kritikus úton lévő feladatok
Nem minden csúszás egyformán veszélyes. Azok a feladatok, amelyek a leghosszabb függőségi láncon vannak, közvetlenül tolják a projekt végét. Ezeket kell a legszorosabban követni.
A változások
Új feladatok, megváltozott igények, kiesett erőforrások. Egy projekt ritkán csúszik egyetlen nagy esemény miatt. Sokkal gyakrabban sok kis változás adódik össze, amelyek egyenként nem tűntek jelentősnek.
Melyek a projektcsúszás korai jelei
Ha a következők közül több is megjelenik, érdemes közelebbről megnézni a projektet.
- Ugyanazok a feladatok hétről hétre „majdnem készen” vannak.
- A csapat sokat dolgozik, de a kritikus úton lévő feladatok nem haladnak.
- Egyre több feladat vár ugyanarra az emberre vagy döntésre.
- Új feladatok kerülnek be, de a határidő nem változik.
- A státuszokat egyre többször kell szóban megkérdezni, mert a rendszerben nem naprakészek.
Arról, hogy miért csúszhat egy projekt akkor is, ha mindenki dolgozik, a csúszó feladatokról szóló írásunk szól.
Hogyan kommunikáld a projekt állapotát
A jó állapotjelentés rövid, és ugyanarra a három kérdésre válaszol minden alkalommal. Hol tartunk a tervhez képest, mi akadt el és mi kell a feloldásához, valamint mely határidők vannak veszélyben. Ha egy jelentés ennél többet tartalmaz, azt ritkán olvassák végig.
Még jobb, ha a jelentés nagy részét nem kell külön megírni, mert a feladatok állapota mindenki számára látható. Ilyenkor a megbeszélés a döntésekről szólhat, nem az információgyűjtésről. Ennek a vezetői oldaláról a csapat átláthatóságáról szóló cikkünkben írunk.
Hogyan segít ebben egy feladatkezelő
A MyPro Syncben a Gantt idővonalon látszik, hogyan viszonyulnak a feladatok a tervezett időhöz, és a sávok hosszát a becsült óraszám adja. A blokkolt feladatok automatikus jelölést kapnak, így az elakadások nem rejtőznek el. A státuszlog minden státuszváltást rögzít, ezért visszakereshető, mióta áll egy feladat. A vezetői áttekintés pedig a csapat összes feladatát felelősönként szűrve mutatja, vezetői jogosultsággal.
Az első lépés
A következő heti egyeztetésen ne azt kérdezd, hány feladat készült el. Kérdezd meg, mi akadt el, és mire vár. Ha ezt a kérdést minden héten felteszed, a csúszás nagy részét még azelőtt észreveszed, hogy egy határidő lejárna.