A Gantt-diagram egy projekt ütemezésének képi megjelenítése. A bal oldalon a feladatok sorakoznak, felül az idő fut, és minden feladat egy vízszintes sáv. A sáv eleje a kezdés, a vége a befejezés, a hossza az időtartam. Egy pillantásra látszik belőle, mi mikor zajlik, mi fut párhuzamosan, és mi következik egymás után.
A diagram Henry Gantt amerikai mérnök nevét viseli, aki a 20. század elején népszerűsítette. Azóta a projekttervezés egyik legismertebb eszköze.
Hogyan olvass egy Gantt-diagramot
Egy tipikus Gantt-diagram néhány elemből áll.
- Feladatsorok. Minden sor egy feladat, gyakran fázisok vagy projektrészek szerint csoportosítva.
- Időtengely. Napokra, hetekre vagy hónapokra osztva, a projekt hosszától függően.
- Sávok. A feladat tervezett időtartama. Ha két sáv időben átfed, a két feladat egyszerre fut.
- Mérföldkövek. Kiemelt pontok az idővonalon, például egy leadás vagy egy jóváhagyás. Ezeknek nincs időtartamuk, csak időpontjuk.
- Az aktuális nap jelölése. Egy függőleges vonal, amelyhez képest látszik, mi késik és mi halad.
Sok eszközben a sávok között nyilak is megjelennek. Ezek a feladatfüggőségeket jelölik, vagyis azt, hogy egy feladat csak egy másik után kezdődhet. A feladatfüggőségekről külön írás szól.
Mire jó a Gantt-diagram
A legnagyobb erőssége az időbeliség. Egy lista megmondja, mit kell elvégezni. A Gantt azt is, hogy mikor, és ez milyen sorrendet jelent.
Jól használható ütemezésre. Amikor megtervezel egy projektet, a diagramon látszik, hol torlódnak a feladatok és hol marad üres idő.
Segít észrevenni a határidő körüli kockázatot. Ha egy fontos sáv a projekt legvégére esik, és utána semmi tartalék nincs, a diagram ezt azonnal megmutatja.
Jó kommunikációs eszköz is. Egy megrendelőnek vagy vezetőnek sokkal könnyebb egy idővonalon elmagyarázni az ütemtervet, mint egy táblázatban.
Mikor nem a Gantt a jó választás
A Gantt-diagram határidős, több lépésből álló projektekhez készült. Nem minden munka ilyen.
Folyamatos munkánál kevés haszna van. Egy ügyfélszolgálati csapat napi teendőit vagy a folyamatosan érkező kéréseket nem érdemes idővonalra tenni. Ott egy lista vagy egy Kanban-tábla többet mutat, mert a munka állapota fontosabb, mint az időzítése.
Rossz becsléssel hamis biztonságot ad. A sáv hossza egy becslés. Ha a becslés légből kapott, a diagram pontosnak tűnik, pedig nem az. Érdemes előbb megbecsülni a projekt időigényét, és csak utána rajzolni.
Túl részletesen nehéz karbantartani. Ha minden apró teendő külön sáv, a diagram áttekinthetetlen lesz, és minden változásnál sok helyen kell módosítani. A Gantt a nagyobb egységeknél működik jól.
Mit nem mutat meg a Gantt-diagram
A diagram az időt mutatja, de nem mindent, ami csúszáshoz vezet.
Nem mutatja a terhelést. Két átfedő sáv lehet két különböző ember munkája, de lehet ugyanazé is. Az utóbbi esetben a terv papíron működik, a valóságban nem.
Nem mutatja az okokat. Egy késő sáv látszik, de az nem, hogy miért késik, és melyik másik feladat vár rá. Ha a függőségek sokfelé ágaznak, egy függőségi gráf gyakran jobban mutatja a láncot, mint az idővonal.
Ezért jó, ha a Gantt nem az egyetlen nézet. A MyPro Syncben például ugyanaz a feladathalmaz négy nézetben érhető el, listaként, Kanban-táblán, Gantt-idővonalon és függőségi gráfon. A Gantt-sávot a feladatra rögzített becsült óraszám rajzolja ki, így a diagram pontosan annyira megbízható, amennyire a becslés.
Hogyan kezdj hozzá
Az első Gantt-diagramhoz nem kell bonyolult eszköz. Néhány lépés elég.
- Gyűjtsd össze a projekt fő feladatait, fázisonként.
- Becsüld meg mindegyik időtartamát.
- Jelöld, melyik feladat melyikre vár.
- Tedd fel őket az idővonalra a sorrend szerint.
- Jelöld a mérföldköveket és a végső határidőt.
Ha kész, nézd meg, hol torlódik a munka, és hol nincs tartalék. Ezekre a pontokra kell a projekt során a legjobban figyelni.