A késő feladat az, aminek lejárt vagy hamarosan lejár a határideje, pedig a munka elvégezhető lenne. A blokkolt feladat az, amin nem lehet dolgozni, mert egy másik feladat vagy döntés még nem készült el. A különbség azért fontos, mert a két helyzet más beavatkozást kíván. A késő feladatnál a felelősnél és a terhelésnél kell keresni a megoldást, a blokkolt feladatnál az akadálynál. Aki a blokkolt feladat felelősét sürgeti, rossz embert kérdez.
Mit jelent pontosan, hogy egy feladat késik
Egy feladat akkor késik, ha nem készül el a tervezett időre, miközben semmi nem akadályozza, hogy dolgozzanak rajta. Az okok jellemzően a feladaton belül vagy a felelős körül vannak.
- Alulbecsülték a munka mennyiségét.
- A felelősnek túl sok egyidejű feladata van.
- Más feladat került elé, mert fontosabbnak ítélték.
- A feladat nincs elég jól leírva, ezért nehezen indul.
Ezek mind a feladat gazdája és a csapat tervezése felől kezelhetők. Át lehet ütemezni, újra lehet becsülni, el lehet venni mellőle más munkát, vagy pontosítani lehet a leírását.
Mit jelent, hogy egy feladat blokkolt
Egy feladat akkor blokkolt, ha addig nem lehet érdemben elkezdeni vagy folytatni, amíg egy másik feladat el nem készül. Ezt a kapcsolatot nevezzük feladatfüggőségnek. A blokkolt feladat felelőse lehet teljesen szabad és motivált, mégsem tud haladni.
Tipikus példa, amikor a weboldal szövegét addig nem lehet véglegesíteni, amíg a termék árazása nincs jóváhagyva. A szövegíró nem lassú, egyszerűen nincs miből dolgoznia. Az alapfogalmakat a blokkolt feladatról szóló cikkünk magyarázza el részletesen.
Miért veszélyes összekeverni a kettőt
Ha egy blokkolt feladatot későként kezeltek, három dolog történik.
Először rossz embert sürgettek. A blokkolt feladat felelőse kapja a kérdéseket, pedig ő nem tud változtatni a helyzeten. Ez frusztráló, és idővel azt tanítja meg a csapatnak, hogy jobb nem szólni.
Másodszor az igazi akadály láthatatlan marad. Amíg mindenki a késő feladatot nézi, az előfeltétel, ami valójában megakasztotta a munkát, nem kap figyelmet. Gyakran egy egészen más ember asztalán fekszik, aki talán nem is tudja, hogy mások várnak rá.
Harmadszor a késés továbbgyűrűzik. A blokkolt feladat után következő feladatok is csúszni kezdenek, és a projekt egyre több pontján jelentkezik a probléma. Erről a láncreakcióról a csúszó feladatokról szóló írásunkban olvashatsz.
Fordítva is hiba lehet. Ha egy egyszerűen késő feladatra azt mondják, hogy blokkolt, a valódi ok, például a túlterhelés vagy a rossz becslés, rejtve marad.
Hogyan ismerhető fel, melyik helyzetről van szó
Egy egyszerű kérdés sokat segít. Ha holnap reggel a felelős csak ezzel foglalkozhatna, tudna haladni?
Ha igen, a feladat késik. A kérdés ilyenkor az, miért nem jut rá idő, és mi kellene ahhoz, hogy jusson.
Ha nem, a feladat blokkolt. Ilyenkor azt kell kideríteni, mire vár pontosan, ki a felelőse annak, és mikorra várható.
Néhány jel már a kérdés előtt is árulkodó.
- A blokkolt feladat státusza hosszú ideje nem változik, és a felelős nem jelez előrehaladást.
- A felelős a kérdésekre egy másik feladatot vagy személyt említ.
- Több feladat is egyszerre áll, és mindegyik ugyanarra az előfeltételre vár.
Hogyan kezeljük a késő és a blokkolt feladatot
A késő feladat kezelése
Ülj le a felelőssel, és nézzétek meg a terhelését és a becslést. Kérdés, hogy a határidő még tartható-e, ha valami lekerül mellőle. Ha nem, tudatosan kell új határidőt adni, és jelezni azoknak, akik várnak rá.
A blokkolt feladat kezelése
Ne a blokkolt feladat felelősével kezdd, hanem az akadállyal. Derítsd ki, melyik feladat tartja vissza, ki a felelőse, és mi kellene a feloldásához. Sokszor egy rövid döntés vagy egy részeredmény átadása elég. Közben érdemes a blokkolt feladat felelősének más, nem függő munkát adni, hogy ne álljon.
Hogyan teszi láthatóvá ezt egy feladatkezelő
A MyPro Syncben egy feladat megjelölhető úgy, hogy blokkol egy másikat. A blokkolt feladat automatikusan blokkolt jelölést kap, amíg az akadály fel nem oldódik, így nem kell kézzel követni, mi vár mire. A függőségi gráf nézetben látszik, melyik előfeltétel tart vissza több feladatot is. A státuszlog pedig megmutatja, mióta áll egy feladat ugyanabban az állapotban.
A gyakorlati következtetés
Amikor legközelebb egy feladat elmarad, mielőtt bárkit sürgetnél, tedd fel a kérdést, hogy tudna-e rajta dolgozni a felelős. A válasz megmondja, kivel kell beszélni. Ez az egy kérdés sok felesleges egyeztetést és rossz hangulatot spórol meg.