Egy feladat akkor blokkolt, ha a felelőse nem tud vele haladni, mert egy másik feladat eredményére vár. Nem lassú és nem elhanyagolt. Egyszerűen nincs rajta mit dolgozni addig, amíg az előfeltétel le nem zárul.
Ez a különbség fontosabb, mint amilyennek elsőre látszik. A csapat teljesítményéről alkotott képet ugyanis leginkább az torzítja el, amikor a várakozást igyekezetnek vagy hanyagságnak nézzük.
Mitől lesz blokkolt egy feladat
A blokkoltság mindig kapcsolatból keletkezik. Van egy feladat, amelyik előfeltétele egy másiknak, és amíg az első nincs kész, a második eredménye hibás vagy értelmezhetetlen lenne. Ezt a kapcsolatot hívjuk feladatfüggőségnek, és bővebben a mi az a feladatfüggőség cikkben járjuk körbe.
Néhány gyakori eset:
- egy szöveg lektorálása, amíg a szöveg nem készült el
- egy árajánlat kiküldése, amíg az árazást nem hagyták jóvá
- egy funkció tesztelése, amíg a fejlesztés nem áll készen
- egy szerződés aláíratása, amíg a jogi átnézés folyamatban van
Mindegyikben közös, hogy a második feladat felelőse tud dolgozni. Csak éppen nem azon a feladaton.
Mi a különbség a késő és a blokkolt feladat között
A késő feladatnál a határidő eltelt, és a munka a felelős hatókörében maradt. Lehet, hogy sok más dolga volt, lehet, hogy alábecsülte a ráfordítást, de a folytatás rajta múlik.
A blokkolt feladatnál a folytatás valaki máson múlik. A felelős akkor sem tudna előrébb jutni, ha egész nap ezzel foglalkozna.
A kettő könnyen összekeveredik, mert kívülről ugyanúgy néznek ki. Mindkettő olyan feladat, amelyik nem halad. A megoldásuk viszont ellentétes irányba mutat. A késő feladatnál a felelősnek van szüksége időre vagy segítségre. A blokkolt feladatnál az előfeltételt kell lezárni, a felelős sürgetése pedig semmit nem old meg.
Ha ez a kettő összemosódik, a csapatban kialakul egy csendes igazságtalanság. A várakozó ember magyarázkodik olyasmiért, amire nincs ráhatása.
Miért nem látszik magától a blokkoltság
A legtöbb csapatnál a blokkoltság szóban terjed. Valaki megkérdezi, hogy hol tart a feladat, mire kiderül, hogy másra vár. Ez az információ addig sehol nem létezett, csak abban a fejben, aki várakozott.
Ebből két probléma következik. Az egyik, hogy a blokkoltság csak akkor derül ki, amikor valaki rákérdez, tehát rendszerint későn. A másik, hogy nem gyűlik belőle tapasztalat. Ha egy adott előfeltétel hónapok óta rendszeresen feltartja ugyanazt a feladattípust, az így soha nem válik látható mintázattá.
A rejtett várakozás azért is drága, mert továbbgyűrűzik. Egy blokkolt feladat általában maga is előfeltétele valaminek. Erről szól a miért csúsznak a feladatok, ha mindenki dolgozik cikk.
Hogyan érdemes jelölni a blokkolt feladatot
A blokkoltságot ott kell rögzíteni, ahol maga a feladat van. Ha külön táblázatban vagy üzenetben él, akkor egy újabb dolog lesz, amit karban kell tartani.
A MyPro Syncben ez a függőségből következik. Egy feladaton megjelölhető, hogy blokkol egy másikat, és a blokkolt feladat automatikusan megkapja a blokkolt jelölést mindaddig, amíg az akadály fel nem oldódik. Nem kell külön beállítani és nem kell külön visszavonni.
Ennek két gyakorlati haszna van. Az egyik, hogy a feladat felelőse tudja, mire vár és kitől. A másik, hogy a vezetői áttekintésben és a függőségi gráfban is látszik, hol torlódik fel a munka. Ugyanaz a feladathalmaz megjelenik listában, Kanban táblán, Gantt idővonalon és függőségi gráfban, tehát a blokkoltság nem egy külön nézet kiváltsága.
Minden státuszváltás naplózva marad, így utólag is végigkövethető, meddig állt egy feladat és mikor oldódott fel.
Mit kezdjünk egy blokkolt feladattal
Három dolog segít a legtöbbet.
A figyelem az előfeltételre kerül. Ha egy feladat blokkolt, nem rajta kell dolgozni, hanem azon, ami feltartja. Egy blokkolt feladat állapotjelentése nem a felelősétől várható.
A várakozás nem számít teljesítménygondnak. Ha a rendszerben látszik, hogy a feladat blokkolt volt, nem kell utólag vitatkozni arról, ki mit csinált abban az időszakban.
Félkészen nem érdemes elindulni. Az ideiglenes megoldás ritkán marad ideiglenes. Ha a blokkolt feladatot mégis elkezdik a hiányzó előfeltétel nélkül, az eredményt legtöbbször újra kell csinálni, csak később és drágábban.
Érdemes külön figyelni a visszatérő blokkokat. Ha ugyanaz az előfeltétel havonta többször tartja fel a munkát, az már nem egyedi eset, hanem folyamatkérdés. Ilyenkor nem a feladatot kell gyorsítani, hanem az előfeltétel keletkezését újratervezni.
Első lépés
Nézd végig a csapat jelenleg álló feladatait, és mindegyiknél tedd fel az egyetlen fontos kérdést. A folytatás a felelősön múlik, vagy valaki máson? Amelyiknél valaki máson, ott jelöld meg a függőséget, és nevezd meg a konkrét feladatot, amire vár.
Ennyitől a lista nem lesz rövidebb, de a benne lévő tételek végre két különböző problémára fognak mutatni, és ez a kettő teljesen más beavatkozást kíván.