Függőséget akkor érdemes létrehozni, ha az egyik feladat valóban nem kezdhető el vagy nem zárható le a másik nélkül. Ha a sorrend csak kényelmes vagy megszokott, nincs szükség rá. A rögzített függőség ugyanis nemcsak információ, hanem figyelmeztetés is. Minden felesleges figyelmeztetés gyengíti a valódiakat.
Ha a fogalom még nem teljesen világos, a mi az a feladatfüggőség című írás ad hozzá alapot.
A valódi függőség ismérvei
Egy kapcsolat akkor függőség, ha az alábbiak közül legalább egy igaz rá.
- Kézzelfogható eredmény kell hozzá. A második feladathoz az első kimenete szükséges, például egy jóváhagyott terv, egy adat vagy egy leszállított alkatrész.
- Más ember vagy csapat végzi. Amikor két ember munkája kapcsolódik, a sorrend már nem csak egy fejben létezik. Ha nincs rögzítve, senki más nem látja.
- A csúszás továbbgyűrűzik. Ha az első feladat késése a második határidejét is veszélyezteti, a kapcsolatnak látszania kell.
- Nem lehet megkerülni. Nincs ideiglenes megoldás, amivel a második feladat előrehaladhatna.
Van egy egyszerű próba is. Ha az első feladat holnap két hetet csúszna, meg kellene-e állnia a másodiknak? Ha igen, az függőség. Ha nem, csak sorrend.
Mikor ne hozz létre függőséget
Legalább ilyen fontos tudni, mikor nem kell. A túl sok rögzített kapcsolat ugyanúgy rontja az átláthatóságot, mint a túl kevés.
Ha csak szokás a sorrend. Sok dolgot bevett rendben csinálunk, pedig felcserélhető volna. Ilyenkor a függőség mesterséges korlátot épít.
Ha ugyanaz az ember végzi mindkettőt, rövid időn belül. Aki maga írja a vázlatot és maga is véglegesíti, annak nem kell rendszerben rögzítenie a sorrendet. Más a helyzet, ha a két lépés között hetek telnek el, vagy közben mások is várnak az eredményre.
Ha a feladatok túl aprók. Két tízperces teendő között nem érdemes kapcsolatot húzni. Ilyenkor valószínűleg egy feladatról van szó, amely néhány lépésből áll.
Ha csak információ kell, nem eredmény. Ha elég egy kérdést feltenni valakinek, az nem függőség. Egy megjegyzés vagy egy rövid egyeztetés megoldja.
Mi a baj a túl sok függőséggel
Ha minden feladat minden másikhoz kötve van, a kapcsolatrendszer olvashatatlanná válik. A függőségi gráfból szövevényes háló lesz, amelyből nem derül ki, mi az igazán fontos.
A másik következmény emberi. Ha a rendszerben rengeteg feladat blokkoltként jelenik meg, a csapat megtanulja figyelmen kívül hagyni ezt a jelzést. Amikor aztán egy valódi akadály kerül elő, az is elvész a zajban.
A MyPro Syncben például a blokkolt feladat automatikusan „blokkolt” jelölést kap, amíg az akadály fel nem oldódik. Ez akkor hasznos, ha a jelölés ritka és valódi. Ha a feladatok fele blokkolt, a jelölés már nem mond semmit. Részletesebben a mi az a blokkolt feladat című cikk foglalkozik ezzel.
Mi a baj a rejtett függőséggel
A másik véglet a ki nem mondott függőség. Mindenki tudja, hogy a marketinganyag a termékleírásra vár, de ez sehol nincs leírva. Amíg minden rendben megy, ez nem okoz gondot.
Akkor lesz belőle baj, amikor az első feladat csúszik. A második feladat felelőse ilyenkor sokszor csak a saját határideje előtt szembesül azzal, hogy nincs miből dolgoznia. A késés így két helyen jelenik meg, és egyiknél sem időben. Ez a mechanizmus áll sok olyan helyzet mögött, amikor a feladatok csúsznak, pedig mindenki dolgozik.
Hogyan dönts a gyakorlatban
Új feladat rögzítésekor három kérdés elég.
- Kell-e ehhez a feladathoz valami, amit más készít el?
- Ha az késik, késik-e ez is?
- Tudja-e ezt most mindenki, akit érint?
Ha az első kettőre igen a válasz, a harmadikra pedig nem vagy bizonytalan, hozd létre a függőséget. Ha az első kettő bármelyikére nem a válasz, valószínűleg nincs rá szükség.
A függőségek nem örökké érvényesek. Ha a helyzet változik, például találtatok egy ideiglenes megoldást, a kapcsolatot érdemes megszüntetni. Egy elavult függőség ugyanolyan félrevezető, mint egy hiányzó.
A függőség akkor ér valamit, ha valódi akadályt jelöl. Kevesebb, de pontos kapcsolattal a csapat időben észreveszi, ha valami elakad.