Egy nagy feladatot úgy érdemes felbontani, hogy minden része egy ember önállóan lezárható munkája legyen, saját felelőssel és becsléssel. A bontás célja nem az, hogy hosszabb legyen a lista. Az a cél, hogy látszódjon, hol tart a munka, és hol akad el.
A módszer egyszerű. Előbb a végeredményt írod le, aztán azokat a részeredményeket, amelyek nélkül nem jön létre, végül a sorrendjüket. Lent lépésenként végigvesszük.
Miről ismerhető fel, hogy egy feladat túl nagy?
Néhány jel egyértelműen bontásra utal.
- A becsült ráfordítás több napnyi munka.
- A feladat hetek óta „Folyamatban” áll, és senki nem tudja megmondani, mennyi van hátra.
- A leírás valójában felsorolás, több különálló lépéssel.
- Több ember dolgozik rajta, mindegyik egy másik részén.
- A feladat egyik része másra vár, a többi része nem.
Az utolsó jel a legfontosabb. Ha egy feladat egyik fele már elkezdhető, a másik fele viszont egy külső döntésre vár, a kettő egyben kezelve elrejti a várakozást. A feladat „Folyamatban” látszik, miközben a munka fele áll.
Hogyan bontsd fel lépésről lépésre?
- Írd le a végeredményt. Egy mondatban fogalmazd meg, mi lesz kész, amikor az egész lezárul. Ez marad az eredeti feladat célja.
- Sorold fel a részeredményeket. Ne tevékenységeket írj, hanem eredményeket. A „szöveggel foglalkozni” tevékenység, a „jóváhagyott szöveg” eredmény. Egy eredményről el lehet dönteni, hogy elkészült vagy sem.
- Adj mindegyiknek felelőst és becslést. Ha egy részhez nem tudsz egyetlen felelőst rendelni, még tovább kell bontani.
- Határozd meg a sorrendet. Nézd meg, melyik rész melyikre vár. Ami semmire nem vár, az rögtön indulhat, akár párhuzamosan is.
- Ellenőrizd a méretet. Ha egy rész becslése még mindig több napos, bontsd tovább. Ha csak néhány perc, vond össze a szomszédjával.
Hogy egy rész mitől lesz önmagában is érthető, arról a jól strukturált feladatról szóló cikkben írtunk.
Egy példa
Vegyünk egy tipikus feladatot, az „Új árlista bevezetése” címűt. Egyben kezelve hetekig „Folyamatban” állhat. Felbontva így néz ki.
- Árak összegyűjtése a beszállítói ajánlatokból
- Új árak jóváhagyása a vezetőtől, ami az előző lépésre vár
- Árlista dokumentum elkészítése, ami a jóváhagyásra vár
- Weboldal árainak frissítése, ami szintén a jóváhagyásra vár
- Ügyfelek értesítése, ami a dokumentumra és a weboldalra is vár
Így rögtön látszik, hogy a jóváhagyás a szűk keresztmetszet. Amíg az nincs meg, három további rész áll. Az is látszik, hogy a dokumentum és a weboldal frissítése párhuzamosan mehet, két különböző embernél.
Mikor ne bontsd tovább?
A bontásnak van egy pontja, ahol már többe kerül, mint amennyit hoz. Ha minden apró lépés külön feladat, a lista zajossá válik, a státuszok frissítése több időt visz el, mint maga a munka, és a lényeg elvész.
Három kérdés segít eldönteni, mikor érdemes egy lépésből külön feladatot csinálni. Le lehet zárni önállóan? Más ember csinálja, vagy más időpontban? Várhat rá valaki? Ha mindhárom kérdésre nem a válasz, a lépés maradjon a feladat leírásában.
A bontás mélysége csapatonként is eltér. Egy összeszokott csapatnak nagyobb egységek is elegendők, mert a részleteket a tagok úgyis ismerik. Egy új kollégánál vagy egy ritkán ismétlődő munkánál viszont érdemes finomabban bontani, mert ott a lépések sorrendje sem magától értetődő, és a kész állapot sem mindig egyértelmű.
Hogyan maradnak összekötve a részek?
A felbontás után a részek külön feladatként élnek tovább ugyanabban a projektben. Az összefüggést a függőségek tartják meg. Ha rögzíted, hogy a jóváhagyás blokkolja az árlista dokumentum elkészítését, akkor a dokumentum felelőse látja, mire vár, és a vezető is látja, hol áll a lánc.
A MyPro Sync rendszerben egy feladat megjelölhető úgy, hogy blokkol egy másikat. A blokkolt feladat automatikusan jelölést kap, amíg az akadály el nem hárul. A részek a lista és a Kanban tábla mellett a Gantt idővonalon is megjelennek, ahol a becsült óraszám adja a sávok hosszát, a függőségi gráfon pedig a teljes lánc látszik. Arról, hogy mit jelent és hogyan kezelhető egy várakozó feladat, a blokkolt feladatról szóló cikkben írtunk.
Ha a nagy feladat valójában egy teljes projekt, célokkal, mérföldkövekkel és többhetes ütemezéssel, akkor a bontás már projekttervezés. Ehhez a projekttervezési útmutatónk ad kiindulópontot.
Hol érdemes kezdeni?
Keresd meg a csapat legrégebben „Folyamatban” álló feladatát. Nagy eséllyel túl nagy. Bontsd fel a fenti öt lépéssel, és a részek között rögzítsd a függőségeket is. Egy hét múlva látni fogod, melyik rész haladt, és melyik várt végig valamire. Ez többet mond a munka állapotáról, mint bármelyik státuszjelentés.