A feladatkezelés az a módszer, amellyel egy csapat a teendőit egy közös helyen rögzíti, mindegyikhez felelőst rendel, eldönti a sorrendjüket, és a befejezésig követi őket. Nem egy szoftver neve, hanem munkaszervezési gyakorlat. Eszköz kell hozzá, de a lényeg az, hogy mindenki ugyanabból a forrásból lássa, mi a dolga és meddig.
Angolul task managementnek hívják. A két kifejezés ugyanazt jelenti, a szakirodalom és a szoftverek is felváltva használják őket.
Miből áll a feladatkezelés?
Egy működő feladatkezelés öt elemre épül. Ezek bármilyen eszközben megvalósíthatók, a füzettől a táblázaton át a szoftverig.
- Rögzítés. A teendő bekerül egy közös helyre. Nem marad szóbeli megállapodás, és nem vész el egy levélváltás alján.
- Felelős. Minden feladatnak van gazdája, aki végigviszi. Ha többen dolgoznak rajta, akkor is egy ember felel a lezárásáért.
- Állapot. Látszik, hol tart a munka. Ezt a státusz mutatja, például „Teendő”, „Folyamatban” vagy „Kész”.
- Rangsor. Kiderül, mi az első, ha nem fér bele minden.
- Időkeret. A feladatnak van határideje vagy legalább várható befejezése.
Ha bármelyik hiányzik, a rendszer döccen. Felelős nélkül a feladat gazdátlan marad, és mindenki azt hiszi, más viszi. Státusz nélkül a vezető kérdezgetni kezd. Rangsor nélkül mindenki azt csinálja, ami éppen a legközelebb van.
Egy feladatkezelő szoftver ezeket az elemeket mezőkként kezeli. A MyPro Sync rendszerben például egy feladatnak van fő felelőse, és lehetnek további felelősei. A fontosság A, B vagy C, a prioritás 1 és 5 közötti szám, és megadható a becsült ráfordítás órában, a várható befejezés és a határidő. A státuszok projektenként állíthatók, és minden státuszváltás naplózva van.
Mi a különbség a személyes és a csapatszintű feladatkezelés között?
A személyes feladatkezelés a saját teendőid rendezése. Elég, ha te érted, és elég, ha te látod.
A csapatszintű feladatkezelésnél a feladatok emberek között mozognak. Valaki elkészít valamit, amire a következő embernek szüksége van. Egy kolléga szabadságra megy, és a munkáját át kell venni. A vezető egyszerre szeretné látni, hogy ki min dolgozik. Ezért itt a feladatnak mindenki számára érthetőnek kell lennie, a felelősnek és az állapotnak pedig mindig naprakésznek.
Csapatszinten megjelenik egy új probléma is, a függőség. Egy feladat gyakran addig nem kezdhető el, amíg egy másik be nem fejeződik. Erről részletesen a feladatfüggőségről szóló cikkünkben írtunk.
Miben más a feladatkezelés, mint a projektmenedzsment?
A feladatkezelés a munka legkisebb egységével foglalkozik, az egyes teendőkkel. A projektmenedzsment egy konkrét célhoz és határidőhöz kötött, összefüggő feladatsor megtervezése és irányítása.
Egy projekt feladatokból áll, de nem minden feladat része egy projektnek. A havi zárás, egy ügyfélkérés megválaszolása vagy egy rendszeres ellenőrzés a napi működéshez tartozik. Ezeket is kezelni kell, csak nincs mögöttük ütemterv. A két terület határairól külön cikkben írtunk.
Mikor nem elég a fejben tartott lista?
Kis csapatban sokáig működik, hogy a teendőket szóban egyeztetik, és mindenki a saját listáját vezeti. Néhány jel azonban arra utal, hogy ez már nem elég.
- Rendszeresen elhangzik a kérdés, hogy ki csinálja ezt, és senki nem tudja biztosan.
- Egy határidő lejártáról mindenki csak utólag értesül.
- A vezető naponta kér állapotjelentést, mert máshonnan nem látja, hol tart a munka.
- Valaki napokig vár egy másik feladatra, és ezt rajta kívül senki nem tudja.
- Egy kolléga távollétekor nem derül ki, mit kellene átvenni tőle.
Ha ezek közül kettő vagy több ismerős, érdemes közös rendszerre váltani. Hogy ez egy egyszerű lista vagy egy feladatkezelő szoftver legyen, az a csapat méretétől és a munka összetettségétől függ. Ezt a döntést a teendőlista és a feladatkezelő rendszer összehasonlításában vettük végig.
Hogyan érdemes elkezdeni?
A feladatkezelés bevezetése nem a szoftver kiválasztásával kezdődik. Az első lépés az, hogy a csapat összes nyitott teendője egy helyre kerüljön, mindegyik mellé egy felelőssel és egy státusszal.
Kezdd kevés státusszal. A „Teendő”, „Folyamatban” és „Kész” hármas a legtöbb csapatnak elég az induláshoz, és később bővíthető, ha a munka valóban megkívánja. A rangsor és a határidők ráérnek a második hétre, amikor már látszik, mennyi munka van valójában a csapaton.
Érdemes azt is előre eldönteni, mi történik azzal a kéréssel, ami szóban vagy levélben érkezik. A legjobban az a szabály működik, hogy ami nincs a közös rendszerben, az nem feladat. Ez eleinte szigorúnak tűnhet, de így megszűnnek a párhuzamos listák, és nem kell utólag kideríteni, ki mit ígért kinek egy folyosói beszélgetésben.
Egy hónap után érdemes megnézni, melyik feladatnál kellett mégis rákérdezni valamire. Ezek mutatják meg, milyen információ hiányzik még a feladatokból.