Egy csapattag akkor túlterhelt, ha a rá bízott munka tartósan több, mint amennyit a rendelkezésére álló időben jó minőségben el tud végezni. Ritkán mondja ki magától. A túlterhelést általában a munka mintáiból lehet felismerni. Csúsznak a határidői, egyszerre sok feladata van folyamatban, egyre több kolléga vár rá, és egyre nehezebb elérni. A legmegbízhatóbb mód, ha a rá jutó becsült munkát összeveted a valós kapacitásával, és a számokat egy beszélgetéssel egészíted ki.
Miért nehéz észrevenni a túlterhelést
A túlterhelt ember gyakran a legelkötelezettebbek közül való. Elvállalja a kéréseket, nem panaszkodik, és sokáig tartja a tempót. Kívülről ez teljesítménynek látszik, egészen addig, amíg valami el nem csúszik.
A másik ok, hogy a terhelés nem látszik a feladatok számából. Valakinek lehet öt feladata, és mégis túl sok, ha azok nagyok és egyszerre határidősek. Másnak lehet tizenöt, és bőven belefér, ha mind apró. Erről részletesebben a munkaterhelésről szóló cikkünk ír.
A túlterhelés jelei a munkában
Csúszó határidők ugyanannál az embernél
Ha valakinél egymás után több határidő csúszik, és a feladatok nem blokkoltak, az ritkán hozzáállás kérdése. Sokkal gyakrabban arról van szó, hogy több munka van nála, mint amennyit el tud végezni.
Sok párhuzamosan folyamatban lévő feladat
Ha valakinek egyszerre nyolc-tíz feladata van folyamatban státuszban, az azt jelzi, hogy ugrál közöttük, és egyik sem halad igazán. A sok párhuzamos munka minden váltásnál időt visz el.
Egyre többen várnak rá
Ha a függőségek egyre gyakrabban ugyanahhoz az emberhez vezetnek, belőle szűk keresztmetszet lett. Ez nem csak az ő terhelése. A csapat többi tagjának munkáját is lassítja.
Romló elérhetőség és minőség
Lassabban válaszol, rövidebbek az üzenetei, több apró hiba csúszik be, vagy a munkaidején kívül is dolgozik. Ezek önmagukban nem bizonyítékok, de ha a fenti jelekkel együtt jelennek meg, érdemes rákérdezni.
Hogyan mérhető a terhelés egyszerűen
Nem kell bonyolult rendszer. Három adat elég a kiinduláshoz.
- Mennyi becsült munkaóra jut az illetőre a következő egy-két hétben.
- Mennyi ideje van ebben az időszakban valójában projektmunkára, a megbeszélések, a napi működés és a szabadság levonása után.
- Hány feladata van egyszerre folyamatban.
Ha az első szám tartósan nagyobb a másodiknál, a túlterhelés nem érzés, hanem tény. A rendelkezésre álló idő számításáról a csapatkapacitásról szóló cikkünkben írunk.
Fontos, hogy a becslések soha nem pontosak. A cél nem az, hogy órára kiszámold valaki napját, hanem hogy lásd, ha a különbség nagy és tartós.
A számok nem helyettesítik a beszélgetést
A legjobb mérés is csak jelzést ad. Az, hogy valaki valóban túlterhelt-e, és mi okozza, csak vele együtt derül ki. Lehet, hogy a feladatai rosszul vannak becsülve. Lehet, hogy olyan munka is jut rá, ami sehol nincs rögzítve, például kollégák segítése. Az is lehet, hogy egy-két feladat aránytalanul sok energiát visz el.
A beszélgetés akkor működik, ha nem számonkérés. Nem az a kérdés, miért nem készült el valami, hanem az, hogy mi férne bele reálisan, és mit lehetne levenni vagy átadni. Arról, hogyan juthat egy vezető információhoz folyamatos ellenőrzés nélkül, az átláthatóságról és mikromenedzsmentről szóló írásunk szól.
Mit tehetsz, ha valaki túlterhelt
A megoldás szinte mindig a terhelés csökkentése, nem a tempó növelése.
- Nézzétek át együtt a feladatait, és döntsétek el, mi a legfontosabb.
- Ami ráér, annak adjatok későbbi határidőt.
- Ami átadható, azt adjátok át, és tisztázzátok az új felelőst.
- Ha szűk keresztmetszet lett, bontsátok meg azt, hogy minden rajta keresztül menjen.
Ha ugyanaz a helyzet újra és újra előáll, az már nem egy ember problémája, hanem a tervezésé. Ilyenkor a csapat kapacitását kell újragondolni.
Hogyan teszi láthatóvá a terhelést egy feladatkezelő
A MyPro Syncben a vezetői áttekintés a csapat összes feladatát felelősönként szűrve mutatja, vezetői jogosultsággal. Minden feladathoz rögzíthető becsült ráfordítás órában és határidő, így látszik, kire mennyi munka jut egy adott időszakra. A függőségi gráfban pedig kiderül, ha túl sok feladat vár ugyanarra az emberre.
Az első lépés
Válassz ki egy hetet, és nézd meg minden csapattagnál, hány feladata van folyamatban, és mennyi becsült munka jut rá. Ahol a szám kiugrik, ott kezdj egy rövid, nyitott beszélgetést. Nem kell azonnal megoldani mindent, elég, ha a probléma kimondható lesz.