Excel táblázatban is lehet jól követni a csapat feladatait, egy bizonyos méretig. Ha kevesen dolgoznak belőle, a feladatok nem függnek egymástól, és van valaki, aki rendben tartja, a táblázat elég. Akkor érdemes feladatkezelő szoftverre váltani, amikor a táblázat karbantartása külön munkává válik, vagy már nem derül ki belőle, ki mit változtatott és mi min múlik.
A kérdés tehát nem az, melyik a jobb eszköz, hanem az, hogy a csapatod munkája melyikhez illik.
Mire jó a táblázat feladatkövetésre
A táblázatnak valódi előnyei vannak.
Mindenki ismeri. Nincs betanulás, nincs új felület. A csapat az első naptól tudja használni.
Teljesen rugalmas. Annyi oszlopot veszel fel, amennyi kell. Ha holnap új szempont jön, egy perc alatt beépíthető.
Többnyire már rendelkezésre áll. A legtöbb cégnél nem jár külön költséggel.
Jól számol. Összesítések, szűrések, egyszerű kimutatások gyorsan elkészülnek.
Egy három-négy fős csapat, amely egy projekten dolgozik és hetente átnézi a listát, sokáig elboldogul egy jól felépített táblázattal.
Hol kezd el gyengülni a táblázat
A problémák ritkán jelennek meg egyik napról a másikra. Lassan halmozódnak.
- Nincs értesítés. Ha valaki módosít egy határidőt vagy új feladatot ír be, arról senki nem tud, amíg rá nem néz.
- Nehezen követhetők a változások. Ki állította késznek a feladatot, és mikor? Ki írta át a határidőt? Egy közös táblázatban ezt körülményes visszakeresni.
- A függőségek nem jeleznek. Egy cellába be lehet írni, hogy egy feladat mire vár, de a táblázat nem szól, ha az akadály megszűnt vagy ha a késés továbbgyűrűzik.
- Mobilon nehézkes. Úton vagy telefonról egy nagy táblázatot kezelni kényelmetlen.
- Egy embertől függ. Gyakran egyetlen ember tartja naprakészen. Ha ő szabadságra megy, a táblázat elavul.
Ezekből következik a legismertebb tünet. A vezető nem a táblázatból tudja meg, hol tart a munka, hanem úgy, hogy körbekérdez. A táblázat ilyenkor már csak nyilvántartás, nem munkaeszköz.
Mit ad hozzá egy feladatkezelő szoftver
Egy feladatkezelő szoftver azokat a részeket automatizálja, amelyeket a táblázatban kézzel kell pótolni. Értesít, ha valami változik. Naplózza, ki mit módosított. A feladatokat több nézetben mutatja, például listaként vagy táblán. Egyes eszközök a függőségeket is kezelik.
A MyPro Syncben például minden státuszváltás naplózva van, a felelősök valós idejű értesítést kapnak webre és mobilra, a blokkolt feladatok pedig automatikus jelölést kapnak. Hasonló funkciók más eszközökben is megtalálhatók, eltérő hangsúlyokkal.
Ennek ára is van. Egy új rendszert be kell vezetni, a csapatnak meg kell szoknia, és a legtöbb eszköz havidíjas. A rugalmasság is kisebb, mert a szoftver egy adott munkamódhoz igazodik.
A két megoldás egymás mellett
| Szempont | Excel táblázat | Feladatkezelő szoftver |
|---|---|---|
| Bevezetés | Azonnal használható | Beállítást és betanulást igényel |
| Rugalmasság | Szinte korlátlan | Az eszköz logikájához kötött |
| Költség | Többnyire már rendelkezésre áll | Általában havidíjas |
| Értesítések | Nincsenek vagy korlátozottak | Beépítettek |
| Változások követése | Korlátozott, nehezen visszakereshető | Naplózott |
| Függőségek | Kézzel, jelzés nélkül | Eszköztől függően kezelhetők |
| Mobil használat | Korlátozott | Általában saját alkalmazás |
| Karbantartás | Egy ember fegyelmén múlik | Részben automatikus |
Mikor maradj a táblázatnál, és mikor válts
Maradj a táblázatnál, ha
- a csapat kicsi, és mindenki naponta látja egymás munkáját,
- a feladatok nagyrészt függetlenek egymástól,
- van valaki, aki megbízhatóan karbantartja,
- a határidők ritkán változnak.
Érdemes váltani, ha
- a táblázat frissítése rendszeresen elmarad,
- a státuszt inkább személyesen kérdezed meg, mint hogy megnéznéd,
- a feladatok egymásra várnak, és a késésekről későn értesülsz,
- több projekt fut párhuzamosan, különböző emberekkel.
Ha a csapatod most kezdi rendszerezni a feladatait, a teendőlista és a feladatkezelő rendszer különbségéről szóló írás segít eldönteni, milyen szintű eszközre van szükség.
A váltásnak nem kell egyik napról a másikra történnie. A következő projektet próbaképp vezesd egy feladatkezelőben, a többit hagyd a táblázatban. Néhány hét után látszik, melyik ad több munkát, és melyik ad jobb rálátást.